Assistant(e) de direction H/F - Paris

Nous sommes : 

Artefact est une société de conseil et d'ingénierie française spécialisée en data et IA, et leader en Europe, qui depuis 10 ans est spécialisée dans la conception et le déploiement de technologies d’intelligence artificielle et de solutions data-driven. Basé à Paris, nous sommes aujourd’hui présents dans 27 pays sur tous les continents et comptons 1 700 collaborateurs. 

Notre mission est d’aider les entreprises à exploiter tout le potentiel de l’IA et de la data en développant des solutions sur-mesure adaptées à leurs enjeux métiers. En tant que pionniers dans ce domaine, nous allions expertise technologique et excellence opérationnelle, en collaborant avec les plus grands acteurs du marché. Nos clients couvrent tous les secteurs clés de l’économie – industrie, retail, luxe, grande consommation, santé, finance – et incluent des grands groupes internationaux. 

Au-delà du conseil, nous nous engageons activement pour une IA éthique et accessible. Nous avons lancé la "School of Data" pour favoriser la reconversion vers les métiers de la tech, créé un Centre de Recherche en IA à Paris et Shanghai. 

Vos missions :

En tant qu’Assistante(e) de Direction, votre rôle consistera à assister 5 dirigeants d’Artefact (Co-founders, CEO Global, CEO France et COO). Dans le détail : 

• Gérer leur agenda et emploi du temps quotidien (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)
• Anticiper la préparation des supports de rendez-vous et réunions internes en lien avec les équipes.
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Gérer les notes de frais.
• Organiser et coordonner les déplacements professionnels (voyages nationaux et internationaux).
• Gérer la réservation des moyens de transport (avion, train, voiture, transferts)
• Réserver et suivre l’hébergement (hôtels, appartements, résidences).
• Anticiper les besoins spécifiques liés aux voyages (repas particuliers, accessibilité, équipements).
• Gérer les imprévus (retards, annulations, modifications de dernière minute).
• Suivre les budgets déplacements et optimiser les coûts.

Compétences requises :

• Excellente organisation et rigueur.
• Réactivité et capacité d’anticipation.
• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Google, logiciels de réservation).
• Connaissance des procédures administratives liées aux voyages (visas, assurances, douanes).
• Bonne communication et sens du service.
• Capacité à gérer le stress et les imprévus.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Maîtrise de l’anglais indispensable.