Adjoint principal ou adjointe principale de direction

Vancouver, C.-B

Lieu : Vancouver (Colombie-Britannique)

Type d’emploi : Temps plein/Hybride/À durée déterminée (contrat de trois ans)

Désignation linguistique : Anglais essentiel ou bilingue français-anglais (BBB) selon les postes

Date de fin d’affichage : 16 février 2025

À propos de Destination Canada

Le tourisme est au cœur des communautés vivant aux quatre coins du pays. À Destination Canada, nous souhaitons que l’industrie du tourisme soit source de prospérité et de bien-être pour le Canada dans son ensemble et enrichisse la vie de nos invités. Notre mission est d’influencer l’offre et de stimuler la demande dans l’intérêt des résidents, des communautés et des visiteurs, le tout grâce à de la recherche d’avant-garde, à un alignement sur les secteurs public et privé et à un marketing du Canada réalisé au pays et à l’étranger. Nous cherchons des esprits inventifs ayant une curiosité intellectuelle et un profond désir de faire croître l’industrie touristique canadienne, en renforçant la vitalité socioculturelle, environnementale et économique qu’apporte le tourisme au Canada.

À propos du poste

Nous sommes à la recherche d’une personne pour le poste d’adjoint principal ou adjointe principale de direction qui fournira un soutien administratif et opérationnel poussé aux vice-présidentes et vice-présidents et aux autres membres de la direction. À ce titre, vous superviserez et mettrez en œuvre une vaste gamme de services administratifs, notamment la gestion de l’emploi du temps, la coordination des voyages et des événements, le soutien financier, la gestion de l’information et les services de communication.

Vous servirez également de personne-ressource privilégiée pour les parties prenantes internes et externes et traiterez ainsi les situations qui se présentent avec discernement, proactivité et une excellente compréhension des questions organisationnelles. En tant que titulaire du poste, vous démontrerez une solide compréhension des besoins de la direction et des particularités structurelles, gérerez efficacement des responsabilités aussi complexes que cruciales et représenterez l’image de marque et les intérêts de la personne dirigeante dont vous serez l’adjoint principal ou adjointe principale de direction. Vous fournirez également une assistance en matière de coordination de projets à celle-ci et à sa vaste unité organisationnelle. Si vous vous démarquez par votre leadership, votre proactivité et votre capacité à comprendre le milieu dans lequel vous évoluez, nous vous encourageons à soumettre votre candidature.

Nous souhaitons pourvoir plusieurs postes pour cette fonction au sein de divers services passionnants, à savoir le Marketing (relevant de la chef du marketing), les Finances (relevant de la chef des services financiers et chef des données et de l’analytique) et la Mobilisation de l’industrie (relevant de la vice-présidente, Mobilisation de l’industrie)!

Principales responsabilités

Soutien stratégique à la direction

  • Planifier, diriger et coordonner l’élaboration et la prestation de services visant la direction qui sont nécessaires pour répondre à l’ensemble des besoins opérationnels de la personne dirigeante. Déterminer de manière proactive les besoins de la personne dirigeante et y répondre, gérer judicieusement les processus et les flux de travail et gérer efficacement l’emploi du temps de la personne dirigeante selon les priorités.
  • Conseiller la personne dirigeante sur des sujets pertinents et se tenir au courant des situations qui se présentent.
  • Entretenir et favoriser des relations fructueuses avec d’autres secteurs de l’organisme et les parties prenantes afin de gérer et de coordonner les situations qui se présentent en vue de leur résolution rapide.
  • Évaluer le degré d’urgence et la nature délicate des enjeux et des demandes adressées à la personne dirigeante et informer la haute direction et les autres parties prenantes des priorités qui requièrent une attention immédiate; faire le suivi des priorités.
  • Effectuer des recherches sur des sujets, réunir des documents de référence et rédiger de la correspondance, des rapports et des documents pour la prise de décision.

Coordination de projets

  • Contribuer à la mise en œuvre et à la planification de divers projets, notamment en fixant des échéances, en gérant les calendriers des projets et en assurant le suivi des principales étapes.
  • Coordonner les tâches, les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe pour chaque projet et veiller à ce que les échéances soient respectées et les éléments livrables achevés dans les délais et le budget impartis.
  • Coordonner la préparation des notes d’information et des notes au conseil pour les réunions du conseil d’administration et veiller à ce que tous les documents soient exacts, concis et conformes aux priorités stratégiques. Il s’agit notamment de gérer les échéanciers et de faciliter le processus d’examen et d’approbation en vue de produire les documents définitifs.

Communications

  • Servir de personne-ressource et de point de contrôle pour les demandes de renseignements et les questions adressées à la personne dirigeante.
  • Gérer et organiser un volume élevé de correspondances entrantes et sortantes et veiller à ce que toutes les correspondances sortantes soient conformes aux exigences protocolaires et aux normes internes.
  • Développer et maintenir des voies de communication et un réseau étendu auprès de la haute direction, des partenaires, de représentantes et représentants de premier plan de l’industrie, entre autres, afin d’entretenir de bonnes relations de travail pour la gestion et la coordination de sujets de nature délicate. Encourager la collaboration, cerner et coordonner les principales exigences et attentes de la personne dirigeante et formuler des conseils à l’égard de celles-ci.
  • Gérer le flux d’information et le contrôle de la qualité des documents (présentations, documents à distribuer, documents de réunion, notes d’information). Réviser la documentation pour veiller à ce que le vocabulaire, le style et la grammaire soient corrects.
  • Répondre aux questions et aux demandes ou les transmettre aux personnes compétentes, hiérarchiser les dossiers et veiller à ce qu’ils soient traités convenablement.

Coordination des événements et des voyages

  • Organiser et coordonner la logistique des réunions et des événements qui concernent la personne dirigeante et l’unité opérationnelle.
  • Coordonner et gérer les préparatifs, réservations et frais de déplacement de la personne dirigeante (et d’autres personnes dirigeantes, le cas échéant).
  • Préparer des itinéraires et des ordres du jour détaillés.

Gestion du calendrier et préparation des réunions

  • Organiser des conférences téléphoniques et des réunions pour la personne dirigeante.
  • Produire et diffuser les documents pour les réunions, notamment les ordres du jour, la documentation et les procès-verbaux.
  • Gérer les besoins complexes relatifs à l’emploi du temps et au calendrier de la personne dirigeante, ce qui comprend l’organisation de réunions privées, confidentielles ou de nature délicate.
  • Anticiper les priorités et en tenir compte, surveiller les tâches et les échéances, prévoir les besoins de la personne dirigeante et prendre des décisions importantes et réfléchies pour hiérarchiser les réunions.

Soutien administratif

  • Préparer, réviser et relire des documents, des rapports, des présentations et des notes d’information et rédiger les procès-verbaux des réunions, le cas échéant.
  • Gérer les tâches administratives liées aux prestataires de services (cartes de crédit, préparatifs de voyages, fournitures de bureau, rafraîchissements, téléconférences). Veiller à ce que ces produits et services soient toujours disponibles et respectent les politiques et procédures en vigueur.
  • Interpréter et appliquer les procédures en vigueur à Destination Canada et déterminer les mesures à prendre pour résoudre les problèmes administratifs.
  • Fournir des conseils, des renseignements et des instructions au personnel de Destination Canada en ce qui a trait aux services administratifs et autres ainsi qu’aux dispositifs de contrôle de Destination Canada nécessaires à la prestation de ces services.
  • Coordonner et gérer les contrats, ce qui comprend le suivi, la transmission des documents pour approbation et la gestion de l’approbation des contrats et des accords de partenariat.
  • Assister la ou les unités opérationnelles dans la coordination des contrats, les énoncés de travail, la gestion du rendement des prestataires et le suivi des dépenses auprès des différents prestataires.

Soutien financier

  • Gérer au quotidien les tâches financières, ce qui comprend le traitement et la gestion des factures et des dépenses et l’examen des relevés mensuels du grand livre, dans le respect des politiques en matière de finances et d’approvisionnement.
  • Surveiller les activités financières et en rendre compte et veiller à ce qu’elles soient conformes aux lignes directrices et aux normes en vigueur.
  • Préparer des rapports budgétaires et financiers, notamment des rapports sur les écarts et les prévisions, et fournir des conseils et des recommandations sur des éléments ou postes précis.

Gestion de l’information

  • Compiler la documentation importante et en gérer la mise à jour et le stockage pour le compte de la personne dirigeante et de l’unité opérationnelle.
  • Préserver la confidentialité des renseignements de nature délicate et de l’information en général.

Autres tâches

  • S’acquitter d’autres tâches connexes.
  • Le cas échéant, assurer la suppléance d’autres postes d’adjoint ou adjointe de direction ou d’adjoint principal ou adjointe principale de direction.

Prérequis

  • Études postsecondaires en administration ou dans un domaine connexe terminées avec succès, ou une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience.
  • Au moins cinq ans d’expérience à titre d’adjoint ou adjointe de direction.
  • Au moins trois ans d’expérience en prestation de services à la direction ou à la haute direction.
  • Connaissance approfondie des pratiques et procédures administratives, dont le traitement des factures, le suivi du budget, les contrats, les demandes de remboursement de dépenses, les préparatifs de voyage, la gestion du calendrier, l’organisation et le compte rendu des réunions ainsi que l’archivage et la gestion des dossiers.
  • Connaissance approfondie des pratiques et techniques de soutien à la direction.
  • Excellentes compétences en gestion de plusieurs tâches, en organisation et en établissement des priorités.
  • Grand souci du détail et engagement ferme à l’égard de l’exactitude.
  • Capacité à acquérir une compréhension globale et approfondie des objectifs et priorités stratégiques ainsi que des besoins et des préférences de la personne dirigeante.
  • Capacité à acquérir une compréhension approfondie des objectifs et priorités stratégiques et du fonctionnement de l’unité opérationnelle ainsi que de la structure de gouvernance, de l’environnement externe, des objectifs, des activités, des programmes, des partenariats, des enjeux et du fonctionnement de Destination Canada.
  • Excellentes compétences en rédaction et en révision; capacité à préparer, à réviser et à gérer de la correspondance, des documents, des rapports, des présentations et des notes d’information de premier plan en tenant compte du public, de l’objectif et du contexte.
  • Capacité à préserver la confidentialité de renseignements personnels ou de nature très délicate.
  • Solides compétences en résolution de problèmes. Vision stratégique doublée d’une capacité à anticiper les besoins de la personne dirigeante et à y répondre ainsi qu’à résoudre les problèmes en amont.
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale, en mesure de représenter la personne dirigeante de manière professionnelle, diplomatique et efficace auprès de parties prenantes de premier plan.
  • Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations solides avec des personnes occupant des postes de haute direction au sein de l’organisme ou en dehors de celui‑
  • Capacité à gérer efficacement les situations, notamment en effectuant des recherches, en informant la personne dirigeante et en fournissant des conseils.
  • Capacité à gérer des situations et des interactions de nature délicate avec un professionnalisme, une diplomatie et un tact exemplaires.
  • Faire preuve de discernement pour prendre des décisions en autonomie lorsqu’il y a lieu et en référer à la personne dirigeante si nécessaire.
  • Excellentes compétences en coordination de projets et capacité à fixer des échéances, à coordonner les tâches et à veiller à ce que les éléments livrables soient achevés dans les délais impartis.
  • Très grande maîtrise de la suite MS Office, des outils de réunion en ligne et des outils de collaboration.

Atouts

  • Connaissance de l’industrie du tourisme.

Rémunération

Échelle salariale : 63 707 $ à 79 633 $

Le salaire de base offert à l’intérieur de cette fourchette est déterminé en fonction de nombreux facteurs comme les compétences liées à l’emploi ainsi que l’éducation et l’expérience pertinentes au poste. Veuillez noter que le salaire des personnes nouvellement à l’emploi à DC se situe généralement dans la moitié inférieure de la fourchette afin de favoriser l’équité interne et d’assurer une fenêtre de croissance aux personnes qui grandissent et excellent dans leurs rôles. La fourchette ci-dessus ne tient compte que du salaire de base et n’inclut pas le programme de rémunération au rendement et les avantages sociaux que nous offrons!

Autres composantes de la rémunération globale :

  • Assurance-maladie complémentaire et assurance-soins dentaires
  • Minimum de trois semaines de congés cumulés en plus d’autres congés payés
  • Programme d’aide aux employés
  • Régime de retraite à cotisations déterminées
  • Prestations complémentaires généreuses pour les nouveaux parents
  • Options de travail flexible comme la semaine comprimée et le modèle hybride
  • Soutien à la croissance professionnelle (occasions d’apprentissage et de perfectionnement, mentorat, etc.)

À savoir

  • Il s’agit d’un poste hybride qui exige de travailler au moins deux ou trois jours par semaine sur site. Veuillez noter que cette formule est sous réserve de modification.
  • Nous souhaitons pourvoir plusieurs postes pour cette fonction au sein de divers services passionnants, à savoir le Marketing, les Finances et la Mobilisation de l’industrie.
  • Ces postes ont une date de fin fixe : l’un d’entre eux est un poste à durée déterminée de 18 mois dans le cadre d’un remplacement pendant un congé de maternité, les autres sont des postes à durée déterminée de trois ans.
  • Certains postes sont syndiqués.

À Destination Canada, nous croyons que la diversité est la première richesse du Canada et que c’est ce qui touche le plus les voyageurs. C’est pourquoi nous défendons les principes d’inclusion, que ce soit avec notre personnel, sur notre lieu de travail ou dans nos interactions avec nos partenaires et avec les voyageurs. Destination Canada souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à refléter la diversité du Canada par ses pratiques d’équité et d’accessibilité en matière de recrutement et d’emploi. Toutes les personnes qualifiées qui postulent seront envisagées pour un poste. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à toute étape du processus d’embauche, veuillez écrire à accessibility@destinationcanada.com.

Nous savons que postuler un nouvel emploi peut être une étape à la fois motivante et intimidante et nous vous remercions sincèrement d’avoir pris le temps et la peine de soumettre votre candidature. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec les personnes retenues pour l’étape suivante.

Reconnaissance de la Politique sur la vie privée

Les renseignements personnels liés à votre candidature sont recueillis conformément à la Loi sur la Commission canadienne du tourisme et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements serviront à évaluer votre candidature et au maintien d’un registre de candidatures potentielles pour des possibilités d’emploi et des besoins de dotation, conformément aux fichiers de renseignements personnels de Destination Canada (POU 911 et POE 902). Les renseignements seront conservés pour une période minimale de deux ans.

En soumettant votre candidature, vous reconnaissez et acceptez notre Politique sur la vie privée.

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