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Executive Assistant / Assistenz in internationaler Unternehmensberatung (m/w/d)

Munich

Job description

 „When it really matters" – nichts beschreibt AlixPartners besser. Denn die Berater:innen von AlixPartners übernehmen genau dann die Führung erfolgskritischer Projekte in einem Unternehmen, wenn akuter Handlungsbedarf besteht. Erfahrung und Umsetzungskompetenz sind hierbei wichtiger als theoretische Konzepte.

Bei AlixPartners lösen wir die komplexesten und kritischsten Herausforderungen – schnell, entschlossen und mit messbarem Ergebnis. Wir schaffen nachhaltigen Mehrwert für Unternehmen, ihre Mitarbeitenden und die Gesellschaft. Vielfalt und Inklusion, Neugier und vorausdenkendes Handeln sind uns wichtig. Gestalte mit uns die Zukunft der Zusammenarbeit.

AlixPartners lebt hybrides Arbeiten – eine flexible Kombination aus Büropräsenz und mobilem Arbeiten, die echte Work-Life-Integration ermöglicht.

Die Rolle der Executive Assistant ist – in enger Zusammenarbeit mit allen Bereichen – entscheidend für den Erfolg der Firma.

 

Was dich erwartet

Als PMD-Unterstützung und Team Lead des Director & Partner Support verantwortest und unterstützt du zwei bis drei PMDs im Tagesgeschäft. Mit deinem Chief-of-Staff-Ansatz fungierst du als verlässliche:r Sparringspartner:in und koordinierst zentral Termine, Kontakte und alle wichtigen internen und externen Ansprechpartner. Zusätzlich bist du erster Point of Contact unseres Director & Partner Support Teams und übernimmst die operative und strategische Leitung.

Deine Aufgaben umfassen die administrative Unterstützung der PMDs, die Vor- und Nachbereitung von Meetings, die Erstellung von Präsentationsmaterialien, Business Development Aktivitäten sowie die Verwaltung von Reisekosten, Zeiterfassung und Events. Du unterstützt zudem bei der Erstellung von Kundenverträgen und der Aktualisierung unserer internen Datenbanken in Absprache mit der Rechtsabteilung.

 

PMD-Unterstützung & Team Lead Director & Partner Support

  • Administrative Unterstützung für zwei bis drei Partner Managing Directoren im Tagesgeschäft und Bearbeitung der Email-Eingänge der PMDs
  • Strategische und operative Leitung unseres Director & Partner Support Teams (ca. 5 Mitarbeitende)
  • Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung sowie Koordination und Steuerung von Terminen und Kommunikation mit allen wichtigen internen und externen Ansprechpartnern
  • Pflegen von Kontaktlisten, Versand verschiedener Mailings an Kontakte und Unterstützung bei Business Development Aktivitäten
  • Zusammenstellung relevanter Materialien sowie Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen
  • Reisekostenabrechnung im Online Tool, tägliche Zeiterfassung und Eventmanagement
  • Aktualisierung und Erstellung von Unterlagen, Präsentationsmaterial und Einholung von Auskünften (Internet-Recherche)
  • Unterstützung bei der Erstellung von Vertragsunterlagen für Kunden und entsprechende Aktualisierung unserer firmeninternen Datenbank in Absprache mit unserer Rechtsabteilung

 

Was du mitbringst

  • Abgeschlossene Berufsausbildung, Hochschulabschluss und/oder umfangreiche einschlägige Berufserfahrung
  • Mindestens 7 Jahre Berufserfahrung als Assistent:in (der Geschäftsleitung), idealerweise in einem Beratungsumfeld
  • Bevorzugt erste Erfahrung in der Leitung eines mehrköpfigen Teams
  • Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Maß an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative
  • Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein sowie ausgeprägte Teamfähigkeit
  • Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion mit der Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Themen zu sortieren
  • Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)

 

Wir bieten dir umfassende Benefits und zahlreiche Initiativen unserer Employer Resource Groups – sprich uns gerne darauf an.

Hast du Interesse geweckt bekommen? Wünschst du dir eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen Umfeld? Werde Teil unseres Teams! Wir freuen uns auf deine Bewerbung.

AlixPartners ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert. Alle qualifizierten Bewerber:innen werden bei der Einstellung berücksichtigt, ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, nationale Herkunft, Alter, Status als Veteran:in oder Behinderung.

 

#LI-Hybrid

#LI-AP2

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Resume/CV*

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Education

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Of the languages spoken in AlixPartners offices worldwide, which of the following are you comfortable speaking and writing with advanced proficiency in a business environment? *

Diversity Questionnaire - EU

 
AlixPartners is committed to recruiting, developing, and retaining a diverse workforce. To ensure that we continue to make improvements in these areas and to measure our progress, we rely on the provision of certain information by individuals who express an interest in joining our firm. We’ve included this voluntary questionnaire on our applications to help us better understand who is applying to AlixPartners, what jobs they’re interested in, and what their experience is like throughout the process.
 
Should you not wish to complete this questionnaire you can scroll down to the submit button and click to submit your application. Your answers to these questions will not be shared with the recruiter or the hiring team, and will have no impact on your candidacy. The data will be collected and stored in accordance with EU data privacy laws, and will only be reviewed in the aggregate to inform how we can source a more diverse candidate pool and improve our applicant experience. 
 
Consent for the Collection and Processing of Sensitive Personal Data for Purpose of Diversity and Inclusion Initiatives
 
1. Introduction
 
AlixPartners LLP and its affiliates (collectively “AlixPartners”, “we”, “us” or “our”) are collecting and processing your sensitive personal data for the purposes of supporting its Diversity and Inclusion (“D&I”) initiatives. The diversity questions are entirely voluntary, and no decision or action will be taken in relation to your application based on whether you decide to provide this information. 
 
AlixPartners will act as the controller of any personal data that you choose to provide to us. We treat your personal data as confidential, and it will be handled and processed only by the persons who are responsible for the D&I activities specified below, and only by those who have a legitimate need to access that data in order to fulfil those responsibilities. We will only process your data in accordance with applicable data protection regulations and our Personal Data Fair Processing Notice and Privacy Policy,
 
2. What data will AlixPartners collect, and for what purposes?
 
AlixPartners may process the following categories of sensitive personal data for purposes of its D&I activities:
  • Gender
  • Gender Identity
  • Age / Date of Birth
  • Ethnicity / Race
  • Religion
  • Sexual Orientation
  • Caring Responsibilities
  • Military Status
  • Disability Status
D&I activities include processing such personal data for the following purposes:
i)  making more informed decisions on which internal and external programs to invest in to attract talent;
ii)  global reporting on our diverse candidate population; and
iii)  further aligning with industry best practices to improve our firm’s programs, policies, and procedures surrounding D&I. 
 
3. Will my data be shared with any third parties?
 
Your personal data may be shared with the third parties listed below who collect, store and process your personal data on behalf of AlixPartners and in accordance with the purpose for which the data was originally collected:
  • Greenhouse Inc. - a recruitment and onboarding platform that is used by AlixPartners to collect, store, manage and process your personal data for purposes of facilitating and expediting the employment process.
Prior to disclosing your Personal Data to any third parties, we contractually require the third party to keep your personal data confidential subject to appropriate safeguards to prevent it from unauthorized disclosure. 
 
Your personal data may be transferred out of the European Union and shared with other companies within the AlixPartners group located in the United States.
 
4. Right to withdraw consent at any time 
 
You may withdraw your consent at any time by contacting us here or at Privacy@alixpartners.com. You may also exercise your rights under global data protection laws to access, rectify, erase, and restrict the processing of your personal data by clicking here or contacting us at Privacy@alixpartners.com. While we would always encourage you to raise any concerns about the processing of your personal data with us directly in the first instance, you also have the right to make a complaint to the supervisory authority in your EU member state if you choose to do so.
 
Replying to this Diversity Questionnaire is voluntary, you can choose to answer all, some or none of the questions. At any time you can scroll to the bottom of the page and click submit to submit your application
 
 
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