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Teamassistenz in int. Unternehmensberatung - auf 12 Monate befristet (m/w/d)

Munich

„When it really matters" – nichts beschreibt AlixPartners besser. Denn die Berater:innen von AlixPartners übernehmen genau dann die Führung erfolgskritischer Projekte in einem Unternehmen, wenn akuter Handlungsbedarf besteht. Erfahrung und Umsetzungskompetenz sind hierbei wichtiger als theoretische Konzepte.

Bei AlixPartners lösen wir die komplexesten und kritischsten Herausforderungen – schnell, entschlossen und mit messbarem Ergebnis. Wir schaffen nachhaltigen Mehrwert für Unternehmen, ihre Mitarbeitenden und die Gesellschaft. Vielfalt und Inklusion, Neugier und vorausdenkendes Handeln sind uns wichtig. Gestalte mit uns die Zukunft der Zusammenarbeit.

AlixPartners lebt hybrides Arbeiten – eine flexible Kombination aus Büropräsenz und mobilem Arbeiten, die echte Work-Life-Integration ermöglicht.

 

Teamassistenz (m/w/d) | Vollzeit | München - befristet auf 12 Monate

Über AlixPartners

Expertise, Umsetzungsstärke, Verantwortung – AlixPartners steht für messbare Ergebnisse. Als global agierende Unternehmensberatung helfen wir unseren Klienten dabei, schnell und entschlossen auf ihre wichtigsten Herausforderungen zu reagieren. Unsere erfahrenen Berater:innen sind spezialisiert darauf, Unternehmenswerte zu schaffen, zu schützen und wiederherzustellen. Vom „manager magazin“ und der Wissenschaftlichen Gesellschaft für Management & Beratung (WGMB) wurde AlixPartners 2023 als umsetzungsstärkstes Beratungsunternehmen ausgezeichnet. Seit über 45 Jahren unterstützt AlixPartners seine Klienten – mit inzwischen rund 4.000 Mitarbeitenden in 27 Büros weltweit.

Stellenbeschreibung

AlixPartners sucht eine Teamassistenz (m/w/d) in Vollzeit, zur umfassenden administrativen Unterstützung der Direktor:innen & Partner:innen für Deutschland.

Die Position bietet Personen mit Interesse an allgemeinen Assistenz-Belangen, die nach einer abwechslungsreichen und fordernden Rolle im administrativen Bereich suchen, hervorragende Chancen. Die Teamassistenz (m/w/d) sollte über ausgeprägte organisatorische und administrative Fähigkeiten verfügen und ebenso gerne im Team arbeiten wie selbstständig und auf eigene Initiative handeln. Der/die ausgewählte Bewerbende muss die administrativen Anforderungen des Teams und des Bürostandorts erkennen und souverän auf die Anliegen der Mitarbeitenden reagieren können.

Wichtige Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten

Aufgaben

  • Unterstützung der Direktor:innen & Partner:innen bei Reisebuchungen und Terminvereinbarungen mit nationalen und internationalen Kund:innen/Kolleg:innen
  • Pflege von Unterlagen, Stammdaten (wie Kundendaten etc.) und Urlaubsübersichten
  • Pflege von Daten im Zeiterfassungssystem der Direktor:innen & Partner:innen
  • Pflege und Bearbeitung von Reisekostenabrechnung unter Einholung der benötigten Informationen im entsprechenden Reisekostenprogramm
  • Pflege der Informationssysteme und der internen Excel-Tabellen, regelmäßige Aktualisierung Unterlagen und Berichterstellung
  • Unterstützung der Working Students bei Fragen zu Reisekostenabrechnungen und sonstigen Anliegen
  • Unterstützung und Planung von internen und externen Events
  • Bearbeitung von Kosten und Rechnungen, die in dem Bereich anfallen

Hintergrund, Qualifikationen und persönliche Kompetenzen 

  • Abgeschlossene Berufsausbildung
  • ab 3 Jahre Berufserfahrung als Teamassistenz (oder vergleichbar), idealerweise in einem Beratungsumfeld
  • Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Maß an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative
  • Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion
  • Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit
  • Fähigkeit auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Themen sortieren zu können
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Gute Computerkenntnisse und IT-Kompetenz (d. h. Microsoft Office: Word, Excel, Outlook und PowerPoint)
  • Hohe Professionalität beim Kontakt mit Kolleg:innen und Kund:innen
  • Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit und soziale Kompetenz

Unser Angebot

Durch unseren One-Firm-Ansatz bieten wir mehr Möglichkeiten zum Lernen und zur Zusammenarbeit, Entwicklung und internationaler Präsenz.

Neben zahlreichen Benefits (kostenfreie Getränke im Büro, Snacks, Flextime-Modellen usw.) erwartet Sie außerdem ein attraktives Gehaltspaket und zahlreiche Initiativen unserer Employer Resource Groups – sprechen Sie uns gerne darauf an.

Work that really matters. When it really matters. Werden Sie Teil unseres Teams und bewerben Sie sich jetzt!

Wir setzen uns ein gegen Diskriminierung aufgrund von ethnischer oder sozialer Herkunft, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Religion, Alter, Hautfarbe, Behinderung und anderen geschützten Kategorien.  

Haben Sie Interesse geweckt? Wünschen Sie sich eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen Umfeld? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

 

#LI-AP2

 

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Resume/CV*

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Of the languages spoken in AlixPartners offices worldwide, which of the following are you comfortable speaking and writing with advanced proficiency in a business environment? *
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Diversity Questionnaire - EU

 
AlixPartners is committed to recruiting, developing, and retaining a diverse workforce. To ensure that we continue to make improvements in these areas and to measure our progress, we rely on the provision of certain information by individuals who express an interest in joining our firm. We’ve included this voluntary questionnaire on our applications to help us better understand who is applying to AlixPartners, what jobs they’re interested in, and what their experience is like throughout the process.
 
Should you not wish to complete this questionnaire you can scroll down to the submit button and click to submit your application. Your answers to these questions will not be shared with the recruiter or the hiring team, and will have no impact on your candidacy. The data will be collected and stored in accordance with EU data privacy laws, and will only be reviewed in the aggregate to inform how we can source a more diverse candidate pool and improve our applicant experience. 
 
Consent for the Collection and Processing of Sensitive Personal Data for Purpose of Diversity and Inclusion Initiatives
 
1. Introduction
 
AlixPartners LLP and its affiliates (collectively “AlixPartners”, “we”, “us” or “our”) are collecting and processing your sensitive personal data for the purposes of supporting its Diversity and Inclusion (“D&I”) initiatives. The diversity questions are entirely voluntary, and no decision or action will be taken in relation to your application based on whether you decide to provide this information. 
 
AlixPartners will act as the controller of any personal data that you choose to provide to us. We treat your personal data as confidential, and it will be handled and processed only by the persons who are responsible for the D&I activities specified below, and only by those who have a legitimate need to access that data in order to fulfil those responsibilities. We will only process your data in accordance with applicable data protection regulations and our Personal Data Fair Processing Notice and Privacy Policy,
 
2. What data will AlixPartners collect, and for what purposes?
 
AlixPartners may process the following categories of sensitive personal data for purposes of its D&I activities:
  • Gender
  • Gender Identity
  • Age / Date of Birth
  • Ethnicity / Race
  • Religion
  • Sexual Orientation
  • Caring Responsibilities
  • Military Status
  • Disability Status
D&I activities include processing such personal data for the following purposes:
i)  making more informed decisions on which internal and external programs to invest in to attract talent;
ii)  global reporting on our diverse candidate population; and
iii)  further aligning with industry best practices to improve our firm’s programs, policies, and procedures surrounding D&I. 
 
3. Will my data be shared with any third parties?
 
Your personal data may be shared with the third parties listed below who collect, store and process your personal data on behalf of AlixPartners and in accordance with the purpose for which the data was originally collected:
  • Greenhouse Inc. - a recruitment and onboarding platform that is used by AlixPartners to collect, store, manage and process your personal data for purposes of facilitating and expediting the employment process.
Prior to disclosing your Personal Data to any third parties, we contractually require the third party to keep your personal data confidential subject to appropriate safeguards to prevent it from unauthorized disclosure. 
 
Your personal data may be transferred out of the European Union and shared with other companies within the AlixPartners group located in the United States.
 
4. Right to withdraw consent at any time 
 
You may withdraw your consent at any time by contacting us here or at Privacy@alixpartners.com. You may also exercise your rights under global data protection laws to access, rectify, erase, and restrict the processing of your personal data by clicking here or contacting us at Privacy@alixpartners.com. While we would always encourage you to raise any concerns about the processing of your personal data with us directly in the first instance, you also have the right to make a complaint to the supervisory authority in your EU member state if you choose to do so.
 
Replying to this Diversity Questionnaire is voluntary, you can choose to answer all, some or none of the questions. At any time you can scroll to the bottom of the page and click submit to submit your application
 
 
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