Secretária Executiva

Você já conhece a Exame?

A Exame é, e sempre foi, referência em negócios do Brasil e, desde 2020, faz parte do Grupo BTG Pactual. Vivemos um momento único de expansão, consolidando um ecossistema que une Mídia e Educação com a mesma força e qualidade que construíram nossa reputação ao longo de quase 60 anos.

Nossa frente editorial segue como um dos pilares da marca, com revista, site, podcasts, especiais e realities que alcançam milhões de pessoas e influenciam decisões em todo o país. É dessa credibilidade e dessa capacidade de informar com profundidade que nasce nossa expansão para a educação.

Na frente de educação, ampliamos nosso impacto ao conectar pessoas e empresas em todos os níveis. Unimos a força das nossas frentes editoriais a um portfólio educacional robusto, com produtos que abrangem da formação inicial à alta liderança, com cursos de graduação, MBAs, projetos In Company e programas de formação de C-Levels e Conselheiros organizacionais (os HIPs).

Nosso propósito é claro e consistente:

Celebrar o empreendedorismo ao informar, formar e reconhecer quem transforma o presente e inspira um futuro melhor.

O que você vai encontrar nos bastidores de Facilities:

Aqui, valorizamos alta performance, autonomia, criatividade, ousadia, inovação e foco nos resultados. Afinal, somos um projeto em expansão, com espaço real para criar, testar, evoluir e crescer junto.

Se você busca desafios relevantes, aprendizado contínuo e a oportunidade de participar da construção do maior ecossistema de formação e informação do país, esse é o seu lugar.

Como será o desafio:

• Gerenciar agendas do CEO e diretores, priorizando compromissos e otimizando o tempo da liderança.
   
• Organizar reuniões e eventos executivos, incluindo convites, pautas e acompanhamento de follow-ups.
   
• Realizar o atendimento direto a executivos internos e externos, clientes e stakeholders, assegurando padrão de cordialidade, discrição e profissionalismo.
   
• Apoiar na logística de viagens nacionais e internacionais de executivos e colaboradores, cuidando de reservas, deslocamentos e detalhes operacionais.
   
• Preparar relatórios e documentos executivos com alto nível de qualidade e confidencialidade.
   
• Apoiar demandas administrativas da alta liderança, atuando como elo entre o CEO/diretores e demais áreas da organização.
   
• Organizar e manter arquivos, contratos e documentos, garantindo acessibilidade e controle.
   
• Antecipar necessidades e atuar de forma proativa na resolução de demandas, assegurando fluidez no dia a dia executivo.
   
• Coordenar cafés da manhã e almoços com clientes e visitantes no escritório, avaliando qualidade e custo, além de organizar toda a experiência de recepção.
• Atuar como ponto de apoio estratégico da liderança, contribuindo para a priorização adequada das demandas e antecipação de necessidades.
• Navegar com agilidade em um ambiente dinâmico, com mudanças frequentes de prioridades e múltiplos stakeholders.
• Construir relacionamento próximo e de confiança com lideranças e áreas internas, atuando como facilitador(a) do dia a dia executivo.

Do que você precisa para estar na nossa capa:

• Formação superior completa (Administração, Secretariado Executivo, Comunicação ou áreas correlatas).
   
• Experiência comprovada como Secretária Executiva ou Assistente de Diretoria, com atendimento a C-level.
   
• Excelência em comunicação verbal e escrita, com postura profissional e habilidade de relacionamento interpessoal.
   
• Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint) e ferramentas digitais de organização (Outlook, Teams, Zoom, etc.).
   
• Perfil organizado, detalhista, com capacidade de priorização e discrição absoluta no tratamento de informações sensíveis.

O que esperamos de alguém que brilha no processo seletivo?

• Vivência em empresas de mídia, educação, tecnologia ou ambientes dinâmicos que demandam alto nível de adaptabilidade.
   
• Experiência com organização de viagens internacionais e recepção de autoridades/executivos estrangeiros.
   
• Conhecimento de práticas de etiqueta corporativa e protocolo executivo.
   
• Experiência em organização de eventos corporativos, incluindo contato e negociação com buffets e fornecedores de hospitalidade.
   
• Inglês avançado para suporte em demandas internacionais.

Nossos princípios culturais:

• Valorizamos o esforço que gera impacto nos resultados
• Inovamos com coragem e responsabilidade
• Jogamos juntos, sempre
• Cuidamos da Exame como um bem comum

Nosso modelo de trabalho:

• Os times de Facilities trabalham 100% presencial. Nosso escritório fica na Rua da Consolação 1601, Consolação, São Paulo/SP

Quais serão as etapas deste processo:

• Envio de vídeo de candidatura;
• Triagem e avaliação de currículos e perfis;
• Entrevista com Liderança;
• Entrevista com Time;
• Entrevista com Head;
• Entrevista com People;
• Envio da Oferta;
• Realização da Admissão;
• Realização do Onboarding

Por dentro dos nossos benefícios:

Saúde e Bem-Estar:

• Plano de Saúde e Odontológico Bradesco com cobertura nacional, custeado em 100% pela empresa
• Wellhub (Gympass) ou Totalpass
• Aplicativo para agendamento de terapia online
• Vidalink (plano de benefícios de bem-estar)

Alimentação:

• Vale Refeição e/ou Vale Alimentação pagos no cartão VR

Vale-Transporte

Reconhecimento e Incentivos:

• Bônus de acordo com as regras vigentes
• Licença maternidade e paternidade estendidas
• Auxílio-creche

Desenvolvimento Profissional:

• Bolsa de estudos integral para Graduação, Pós-Graduação, MBAs e Programas de Alto Impacto da Escola de Negócios Saint Paul
• Assinatura Ilimitada LIT gratuita
• Exame Academy - Universidade Corporativa para desenvolvimento de Líderes Examers
• Políticas de incentivo ao estudo, promovendo o aprendizado contínuo

Benefícios Especiais:

• Kit onboarding e equipamentos disponibilizados pela Exame
• Exame break - um dia de folga extra no ano, para usar como quiser
• Seguro de vida
• Acesso às edições digitais e impressas das Revistas Exame e Exame Casual
• Mimos e gifts em datas comemorativas

Aqui, acreditamos no respeito, na diversidade e na busca da inclusão em todas suas frentes. Todos os candidatos qualificados serão considerados independentemente de raça, gênero, identidade, expressão de gênero, orientação sexual, nacionalidade, genética, deficiência ou de qualquer outra base.