Coordonnateur(trice) de Bureau / Office Coordinator

(Un version anglaise suivra, an english version will follow) 

Qui nous sommes

Goalcast est le leader mondial des médias inspirants, spécialisé dans la production et la diffusion de courts documentaires et de films originaux à fort impact. Avec une communauté grandissante de plus de 50 millions de personnes et plus de 500 millions de vues chaque mois, nos vidéos transforment des vies aux quatre coins du monde. Chacune est conçue pour aider les gens à prendre conscience de leur potentiel, à faire les choix difficiles qui s’imposent et à repousser les limites du possible.

Aperçu du poste

Nous souhaitons accroître notre impact et sommes à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) de Bureau pour rejoindre notre équipe en pleine expansion! Ce poste est idéal pour un(e) jeune diplômé(e) ou un(e) professionnel(le) en début de carrière désireux(se) de développer ses compétences en gestion des opérations de bureau. Si tu es débrouillard(e), proactif(ve) et passionné(e) par l’optimisation des processus, on veut te rencontrer!

Dans ce rôle, tu travailleras en étroite collaboration avec notre Directeur de Finance et notre Responsable de Ressources Humaines afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau. Au cœur de nos opérations, tu veilleras à ce que tout se déroule de manière fluide et rigoureuse sur le plan financier. De la gestion logistique et l’optimisation des tâches administratives à la supervision de la comptabilité et des comptes à payer, tu joueras un rôle clé dans l’organisation et l’efficacité de notre équipe.

Responsabilités:

• Faire en sorte que le bureau fonctionne bien en gérant les fournitures, le courrier, les colis, l'équipement des employés et en coordonnant avec le soutien informatique (tiers).
• Gérer la communication avec la gestion de l'immeuble et l'équipe de nettoyage, en s'assurant que tout se déroule sans problème.
• Gérer le traitement des paiements et de la paie, en veillant à leur exactitude et à leur ponctualité.
• Assister l’équipe des finances dans la gestion de la comptabilité de base et l’organisation des documents financiers.
• Collaborer avec l'équipe des Ressources Humaines pour faciliter l'intégration des nouveaux employés et apporter son soutien dans la gestion des processus et des politiques.
• Contribuer à la planification des événements de l'entreprise, organiser les voyages et soutenir les initiatives visant à améliorer l'expérience des employés.

Ce que nous recherchons:

• 1-2 ans d'expérience dans un rôle administratif ou de coordination de bureau similaire.
• Bilingue anglais et français.
• Un souci du détail, d'excellentes compétences en résolution de problèmes et la capacité de manipuler les chiffres avec aisance.
• De fortes capacités numériques et analytiques, y compris la gestion des budgets, le suivi des dépenses et le soutien des processus financiers.
• L'expérience en tenue de livres, en paie ou en gestion de factures est un plus!
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).

*Seuls les candidats locaux (Montréal) seront considérés pour ce poste.

Avantages:

• Bureau hybride
• Allocation pour la Forme Physique
• Allocation pour le Développement Personnel
• 2 semaines de vacances payées
• Congés payés à Noël (1.5 semaines) et en Été (1 semaine)
• 4 semaines de vacances mobiles
• Jours de maladie et personnels illimités
• Accès à Dialogue
• Possibilités d'options d'achat d'actions pour les employés (ESOP)
• Régimes d'épargne collectifs REER/CELI
• Assurance collective Manuvie
• Remboursements des transports en commun
• Adhésion au Cinéclub
• Événements d'équipe Goalcast!

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About us

Goalcast is the world’s leading empowering media company, specializing in the production and distribution of transformative short documentaries and original short films. With a growing community of over 50 million people and a monthly viewership of over 500 million, our videos deeply impact lives across the globe. Each one is made to help people recognize their potential, make the tough choices required to change, and live the impossible.

Job Overview

We are looking to expand our impact and are currently seeking an Office Coordinator to join our growing team! This role is ideal for a recent graduate or an early-career professional eager to develop their skills in office operations. If you are resourceful, proactive, and passionate about creating efficient workflows, we want to hear from you!

In this role, you will work closely with our CFO and People and Culture Manager, ensuring the smooth day-to-day operations of our office. You’ll be the backbone of our daily operations, keeping everything running smoothly while ensuring financial accuracy. From managing office logistics and streamlining administrative tasks to overseeing bookkeeping and payables, you’ll play a key role in keeping our team organized and efficient.

Responsibilities:

• Keep the office running smoothly by managing supplies, mail, packages, employee equipment, and coordinating with IT support (3rd party)
• Handle communication with the building management and the cleaning team, making sure everything flows seamlessly.
• Process payments (A/P) and run payroll, making sure everything is accurate and on time.
• Support the finance team with basic bookkeeping and keeping financial records organized.
• Work with the People & Culture team to help onboard new hires and assist with HR processes and policies.
• Help plan company events, book travel, and support initiatives that enhance the employee experience.

What we’re looking for:

• 1-2 years of experience in a similar administrative or office coordination role
• Bilingual in English and French
• A keen eye for detail, excellent problem-solving skills, and the ability to handle numbers with ease
• Strong numerical and analytical abilities, including managing budgets, tracking expenses, and supporting financial processes
• Experience with bookkeeping, payroll, or managing invoices is a plus!
• Proficiency in the Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)

*Only local candidates (Montreal) will be considered for this position

Benefits:

• Hybrid office 
• Allowance for Physical Fitness 
• Allowance for Self Development
• 2 weeks paid vacation
• Paid Christmas break (1.5 weeks) and Summer break (1 week)
• 4 weeks of Working Holiday 
• Unlimited Sick and Personal days
• Access to Dialogue
• Employee Stock Option opportunities (ESOP)
• Group Savings Plans RRSP/TFSA
• Manulife Group Insurance
• Public Transportation reimbursements
• Cineclub membership
• Goalcast team wide events!