Officier (e) Achat

INTRODUCTION

GOAL intervient en Haïti principalement dans les quartiers vulnérables de l’aire métropolitaine de Port au Prince et à Jérémie. Depuis son arrivée en Haïti en 2010, GOAL vient en aide aux personnes les plus vulnérables affectées par les désastres. Aujourd’hui GOAL se trouve dans une phase de transition stratégique entre urgence, réhabilitation et développement. Le nouveau programme de développement communautaire de GOAL repose sur 4 piliers centraux : ▪ Aménagement urbain ▪ Reconstruire en mieux (grâce à la formation et à la campagne) ▪ Résilience ▪ Réduction des risques de catastrophe communautaire et développement économique Dans tous ses programmes, GOAL adopte une démarche basée sur l’engagement et la participation communautaire.

Description générale du rôle

Objectif : Sous la supervision générale du Responsable Achats, l'officier (e ) Achats aura pour taches principales de supporter le service des achats. Il/elle fournira également un soutien à temps égal à la logistique.

Ci-dessous la répartition du temps de l’officier (e) de support :

Responsabilités Principales :

Soutenir le personnel d'approvisionnement local dans le processus de passation de marchés locaux/S'assurer que tous les achats sont conformes aux normes et les procédures en places/s’assurer du respect des exigences des donateurs et des règlements de la gouvernance locale.

Recommander les meilleures offres de valeur et de prestations de service sur toutes les demandes d'approvisionnement.

S’assurer que la feuille de suivi des commandes et tout autre fichier connexe est à jour.

Mettre à jour sur une base régulière le suivi des achats et sa diffusion aux concernés.

Suivre de près les paiements et s’assurer d’un archivage correct au niveau du département.

Faire en sorte que la base de données des contrats soit à jour.

Supporter le personnel d'approvisionnement local dans le suivi des factures des fournisseurs et les demandes de paiements soumis au département de la finance.

Assurer la liaison avec d'autres unités logistiques telles que l'entreposage, le transport et les opérations.

Soumettre sur demande les rapports d’approvisionnement au Responsable Achats.

Participez aux réunions pertinentes au besoin.

Autres devoirs / responsabilités :

Aider à la gestion de l'entrepôt, y compris la réception et l'émission de biens dans les magasins, la mise à jour du stock.

Feuille de surveillance, effectuer des comptes physiques programmés et mettre à jour les documents pertinents selon les normes et les politiques du Manuel Logistique de GOAL.

Assurer qu'un système de remplissage à jour et ordonné est maintenu dans le département de la logistique pour les sections du département logistique tel qu'identifié par le gestionnaire de l'approvisionnement et le responsable de la section pertinente.

Autres fonctions attribuées par le responsable des achats et / ou le directeur système.

Qualifications / Exigences minimales :

2 ans d’expériences dans le secteur humanitaire.

Capacité de travailler en équipe.

Capacité de suivre les instructions et prendre l'initiative.

Être pro-actif.ve, dynamique, avec tendance de flexibilité équilibrée.

Être force de proposition pour son département en général.

Expérience en gestion de l'approvisionnement et logistique générale.

Créatif (ve) proactif (ve) et agile dans la solution des problèmes.

Bonne connaissance du français et créole parlé et écrit.

Bonne connaissance informatique : systèmes Windows, MS Word et MS Excel; MS Accès à un plus

Exigences

Essentiel

Niveau BACC +2 en administration/Logistique/Finance (un diplôme ou une licence un atout...) 

2 ans d'expérience dans un poste similaire (approvisionnement, administration, logistique) avec un élément important de l'approvisionnement essentiel.

Bonne connaissance de l'informatique (paquet MS Office, courrier électronique) ;

Capacité de compréhension et de mettre en œuvre les instructions, les politiques et procédures de l'organisation.

Principes de Confidentialité :

La GOAL Haití a une politique de respect de la confidentialité dans le traitement des informations. En signant cette description de taches, l’employé ( e) s’engage à ne pas divulguer les informations qu’il/elle aura à traiter dans l’exécution de ses taches au sein de l’organisation.