Coordonnateur·trice Finance et Opérations / Finance & Operations Coordinator

// ENGLISH VERSION WILL FOLLOW //

 

Haven Studios est un studio de développement de jeux vidéo basé à Montréal. En mai 2021, nous nous sommes lancés dans l'aventure Haven avec une petite équipe et de grandes ambitions. Notre objectif était de créer un studio composé de personnes exceptionnelles avec lesquelles nous pourrions créer ensemble le type de jeux que nous avons toujours voulu créer, ceux auxquels nous avons toujours rêvé de jouer. Chez Haven, nous pensons que la bienveillance, l'adaptabilité et un optimisme sans faille favorisent l'excellence créative. Nous sommes un studio hybride qui encourage la flexibilité, la concentration et la collaboration au sein de nos équipes.

 

Haven a rejoint la famille PlayStation Studios en 2022 en tant que première équipe de développement de jeux Sony au Canada.

 

Nous avons fait des progrès incroyables en peu de temps grâce à notre équipe talentueuse et passionnée et à ses excellentes contributions. Notre premier jeu, un jeu d'action compétitif et de braquage, est en cours de développement pour PlayStation et PC. Venez nous aider à construire un monde réaliste, dynamique et en constante évolution, axé sur la liberté, le frisson et le plaisir, qui divertira et captivera les joueurs pendant de nombreuses années. 

 

Poste -  Coordonnateur·trice Finance et Opérations 

 

Nous recherchons un·e Coordinateur·trice Finance et Opérations pour rejoindre notre équipe, qui fait preuve d'initiative, de fierté dans son travail et de professionnalisme. Le·a coordinateur·trice Finance et Opérations travaillera en étroite collaboration avec le responsable financier, le producteur senior chargé de l'externalisation et l'équipe juridique, et collaborera avec divers départements afin de collecter et d'analyser diverses données financières afin de s'assurer que les finances de l'organisation sont en ordre et de faciliter l'ensemble du processus d'achat.

 

Reporting

 

Le·la coordonnateur·trice Finance et Opérations relèvera de la Directrice des Opérations et travaillera en étroite collaboration avec le responsable financier.

 

Responsabilités et tâches

• Gestion des contrats : préparer, examiner et suivre les contrats avec les fournisseurs, les freelances et les partenaires ; veiller à leur exécution et à leur classement en temps opportun.

• Bons de commande (PO) : créer et gérer les bons de commande, en veillant à leur exactitude, à leur approbation et à leur conformité avec les budgets.

• Comptes fournisseurs : traiter les factures des fournisseurs, coordonner les paiements et tenir des registres précis des dettes.

• Assistance de fin de mois : aider au rapprochement bancaire, aux charges à payer et aux écritures comptables ; collaborer avec l'équipe financière pour garantir l'exactitude des rapports de fin de mois.

• Notes de frais : coordonner les demandes de remboursement des frais des employés, vérifier leur conformité et répondre aux questions connexes.

• Cartes de crédit d'entreprise : rapprochements et soumissions mensuels.

• Déclarations fiscales : soumettre la TPS/TVH et la TVQ, ainsi que les acomptes provisionnels.

• Suivi des congés : tenir à jour les registres des soldes de congés et des approbations des employés.

• Rapports : préparer et distribuer les rapports financiers et opérationnels mensuels selon les besoins.

• Amélioration continue : identifier et mettre en œuvre des améliorations des processus dans les flux de travail financiers et la documentation.

 

Qualifications recherchées

• Diplôme ou licence en comptabilité, finance, administration des affaires ou dans un domaine connexe.

• Au moins 3 ans d'expérience dans un poste lié à la finance, à la comptabilité ou aux opérations (de préférence dans un environnement créatif ou technologique).

• Grand souci du détail et sens de l'organisation.

• Maîtrise des logiciels de comptabilité (par exemple, SAP, Coupa) et d'Excel/Google Sheets.

• Excellentes compétences en communication et en travail d'équipe.

• Compréhension des principes comptables de base (comptabilité d'exercice, écritures comptables, rapprochements).

• Bilingue.

 

Qualifications souhaitées

• Expérience dans l'industrie du jeu vidéo, du divertissement ou des technologies.

• Connaissance des processus contractuels ou des outils de gestion de projet (par exemple Asana, Jira ou Notion).

• Passion pour les jeux vidéo et envie d'accompagner des équipes créatives !

 

// ENGLISH VERSION //

 

Haven Studios is a game development studio headquartered in Montreal. In May 2021, we embarked on a journey to start Haven as a small team with big ambitions. Our goal was to build a studio of exceptional people where together we could make the kind of games we’ve always wanted to create – games we’ve longed to play. At Haven, we believe that kindness, adaptability and fearless optimism make space for creative excellence. We are a hybrid studio that supports flexibility, focus and collaboration for our teams.

 

Haven joined the PlayStation Studios family as the first Sony game development team in Canada in 2022.

 

We have made amazing progress in a short time thanks to our talented, passionate team and their excellent contributions. Our first game, a competitive action heist, is in development for PlayStation and PC. Come help us build a grounded, dynamic and evolving world focused on freedom, thrill and playfulness that will entertain and engage players for years to come. 

 

Position – Finance & Operations Coordinator

 

We are looking for a Finance & Operations Coordinator to join our team who consistently demonstrates initiative, a sense of pride in their work and professionalism. The Finance & Operations Coordinator will work closely with the Finance Lead, Senior Outsourcing Producer, legal team and collaborate with various departments to gather and analyze various financial data to ensure an organization’s finances are in order as well as facilitate the full purchasing process.

 

Reporting

 

 The Finance & Operations Coordinator will report to the Head of Operations and work closely with the Finance Lead. 

 

Responsibilities and Duties

• Contract Management: Prepare, review, and track contracts with vendors, freelancers, and partners; ensure timely execution and filing.

• Purchase Orders (POs): Create and manage POs, ensuring accuracy, approvals, and alignment with budgets.

• Accounts Payable: Process vendor invoices, coordinate payments, and maintain accurate records of payables.

• Month-End Support: Assist with bank reconciliations, accruals, and journal entries; collaborate with the finance team to ensure accurate month-end reporting.

• Expense Reports: Coordinate employee expense submissions, review for compliance, and answer related questions.

• Corporate Credit Cards: Monthly reconciliations and submissions.

• Government Reporting: Submit GST/HST & QST, and tax instalments.

• Vacation Tracking: Maintain up-to-date records of employee vacation balances and approvals.

• Reporting: Prepare and distribute monthly financial and operational reports as needed.

• Continuous Improvement: Identify and implement process improvements in financial workflows and documentation.

 

Minimum Qualifications

• Diploma or degree in Accounting, Finance, Business Administration, or a related field.

• 3+ years of experience in a finance, accounting, or operations role (preferably in a creative or tech environment).

• Strong attention to detail and organizational skills.

• Proficiency with accounting software (e.g., SAP, Coupa) and Excel/Google Sheets.

• Excellent communication and teamwork skills.

• Understanding of basic accounting principles (accruals, journal entries, reconciliations).

• Bilingual.

 

Preferred Qualifications

• Experience in the video game, entertainment, or tech industry.

• Familiarity with contract workflows or project management tools (e.g., Asana, Jira, or Notion).

• Enthusiasm for games and supporting creative teams!