Assistant(e) aux opérations / Operations Assistant

Assistant(e) aux opérations

NetEase Games Montreal, et le Highdive Group of NetEase Games - est l'un des principaux développeurs et éditeurs de l'industrie du jeu. Nous cherchons à collaborer avec des talents du monde entier pour produire des chefs-d'œuvre grâce à l'innovation et à l'inspiration. Nous sommes actuellement à la recherche d'un coordonnateur des opérations pour rejoindre notre équipe à Montréal, au Québec.

Cet assistant aux opérations travaille au sein de l'équipe de gestion générale de Thunderfire et relève du coordonnateur principal des opérations. Il ou elle aidera à organiser et à soutenir les opérations quotidiennes au bureau, effectuera des tâches administratives périodiques et soutiendra la culture de notre bureau en planifiant des événements et en facilitant une communication efficace au sein de l'entreprise.

Responsabilités :

• Traiter les tâches administratives qui lui sont déléguées, y compris les tâches mineures liées aux finances, à la communication et aux projets.
• Soumettre régulièrement les factures de nos fournisseurs et de nos sous-traitants à notre service financier.
• Aider à assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau, y compris le réapprovisionnement de nos cuisines et l'entretien de l'équipement de cuisine si nécessaire.
• Gérer notre calendrier annuel d'événements et, en collaboration avec l'équipe du bureau, planifier et exécuter des événements sociaux de différentes envergures.
• Aider le gestionnaire du site et le coordinateur principal des opérations à planifier, programmer et promouvoir les événements du bureau tels que les réunions, les conférences, les entretiens, les orientations et les sessions de formation.
• Agir en tant que ressource pour nos employés, en répondant aux questions et en les réorientant le cas échéant.
• Préparer les communications internes à l'échelle du bureau, en français et en anglais.
• Assister le coordonnateur principal des opérations dans le cadre de notre service de repas quotidien, en veillant à ce que les repas appropriés soient livrés et distribués aux employés.
• Aider les voyageurs qui visitent notre studio de Montréal à répondre aux questions qu'ils peuvent avoir sur leur hôtel ou leur appartement. Planifier le nettoyage des appartements pour les préparer à l'arrivée de nouveaux visiteurs, le cas échéant.
• Cultiver et maintenir des relations positives avec divers fournisseurs et vendeurs d'événements afin d'assurer des achats de haute qualité et rentables ainsi qu'un environnement de travail propice.
• Collaborer avec le coordinateur des opérations pour assurer la liaison avec les équipes comptables, juridiques et de gestion en Chine dans le cadre de projets spéciaux, afin de garantir la conformité financière et logistique.
• Soutenir l'équipe des ressources humaines et des technologies de l'information dans le processus d'intégration des employés.

Qualifications et compétences :

• 4 ans d'expérience pertinente
• Excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite en français et en anglais.
• Expérience dans un rôle administratif dans un environnement corporatif.
• Une expérience dans la planification d'événements est considérée comme un atout important.
• Capacité de travailler dans un bureau à Montréal, QC.
• Excellentes compétences organisationnelles et interpersonnelles.
• Approche diplomatique et pleine de tact dans la gestion des tâches.
• Capacité d'adaptation à des exigences de travail variées.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Curieux et désireux d'apprendre.

Pourquoi sommes-nous l'endroit idéal pour vous ?

Nous offrons l'expérience unique de faire partie de la fondation d'une nouvelle équipe de jeu internationale au cœur de Montréal, qui bénéficie de la riche diversité de ses membres et de l'échange culturel avec nos partenaires à Hangzhou.

 

Nous offrons également

- Une couverture d'assurance et la télémédecine dès le premier jour,

- Indemnité de transport et de repas,

- Prime de référence,

- REER avec contribution de l'employeur.

 

NetEase Games Montreal

NetEase Games Montreal, and the Highdive Group of NetEase Games - is one of the leading developers and publishers in the gaming industry. Focused on delivering the best quality gaming experience on console, PC and mobile to international markets, we seek out collaboration with talents around the world to produce masterpieces through innovation and inspiration. We are currently seeking an Operations Coordinator to join our team in Montreal, QC.

This Operations Assistant works within the Thunderfire General Management Team and reports to the Senior Operations Coordinator. He or She will help to organize and support daily operations in-office; perform periodic administrative duties and support our office culture through the planning of events and facilitating effective communication within the company.

Responsibilities include:

• Handling administrative tasks as delegated, including minor financial, communications, and project-based tasks.
• Regularly submit invoices from our vendors and contractors to our finance department.
• Assist in ensuring the smooth daily functioning of the office, including re-stocking our kitchens and attending to kitchen equipment as needed.
• Manage our yearly event calendar, and along with our office team, plan and execute social events of various scales.
• Assist the Site Manager and Senior Operations Coordinator in planning, scheduling, and promoting office events such as meetings, conferences, interviews, orientations, and training sessions. 
• Act as a resource for our employees, answering and re-directing questions as is appropriate.
• Prepare office-wide internal communications in both French and English.
• Assist the Senior Operations Coordinator with our daily meal service, ensuring proper meals are delivered and distributed to employees.
• Assist travellers visiting our Montreal studio with questions they may have about their hotel or apartment accommodations. Schedule cleanings for apartments to prepare for new visitors as needed.
• Cultivate and maintain positive relationships with various suppliers and event vendors to ensure high-quality, cost-effective purchases and a conducive workplace environment.
• Collaborate with the Operations Coordinator to liaise with accounting, legal, and management teams in China for special projects, helping to ensure financial and logistical compliance.
• Support Human Resources and IT team in employee’s onboarding process.

Qualifications and Skills:

• 4 years of relevant experience
• Excellent verbal and written communication skills in both French and English.
• Experience in an administrative role in a corporate environment.
• Experience with event planning considered a strong bonus.
• Ability to work in-office in Montreal, QC
• Excellent organizational and interpersonal skills.
• Diplomatic and tactful approach to handling tasks.
• Adaptability to varying work demands.
• Proficiency with Microsoft Office Suite.
• Curious and willing to learn.

 

Why could we be the perfect place for you:

We offer the unique experience of being part of the foundation of a new international game team right in the heart of Montreal, which benefits from the rich diversity of its members and the cultural exchange with our partners in Hangzhou.

 

We also offer:

- Insurance coverage and telemedicine from day one,

- Transportation and meal allowance,

- Referral bonus,

- RRSP with employer contribution.