Takaisin työpaikkoihin

Toimistopäällikkö – Määräaikainen sopimus

Helsinki, Uusimaa, Finland

Yrityksen yleiskatsaus

Maailmanlaajuisessa asiantuntija-, asiakas- ja yhteisöverkostossamme olemme tunnettuja johtajuudestamme palontorjuntatekniikassa – vastuun perinnöstä, jota olemme ylpeänä kantaneet vuodesta 1939. Nykyään asiantuntemuksemme ulottuu laajalti toisiinsa läheisesti liittyvillä turvallisuus- ja riskialoilla – esteettömyyskonsultoinnista ja riskianalyysistä prosessiturvallisuuteen, rikostekniseen innovointiin, digitaaliseen innovointiin ja tietoturvariskien hallintaan.

Insinöörimme ja konsulttimme tekevät yhteistyötä ratkaistakseen monimutkaisia ​​turvallisuus- ja turvallisuushaasteita ja varmistavat, että asiakkaamme voivat suojata tärkeimmät. Olemme yli 80 vuoden ajan auttaneet lieventämään ihmishenkiä, omaisuutta ja mainetta uhkaavia riskejä. Teknologian, asiantuntemuksen ja alan johtavan tutkimuksen avulla olemme edelleen omistautuneet tavoitteellemme tehdä maailmasta turvallinen, suojattu ja kestävä.

Me Jensen Hughesilla uskomme, että luottamuksen, rehellisyyden ja ammatillisen kasvun kulttuurin luominen ja ylläpitäminen alkaa ihmisten asettamisesta etusijalle. Työntekijämme ovat suurin vahvuutemme, ja arvostamme heidän organisaatioomme tuomia ainutlaatuisia näkökulmia ja kykyjä.

Laaja valikoima maailmanlaajuisia työntekijöiden verkostoja yhdistää ihmisiä eri puolilta organisaatiota, tukee urakehitystä ja tarjoaa foorumeita henkilöille, joilla he voivat jakaa kokemuksiaan aiheista, joista he ovat intohimoisia. Yhdessä viljelemme yhtenäistä kulttuuria, jossa kaikilla on mahdollisuus oppia, kasvaa ja menestyä yhdessä.

Työn yleiskuvaus

Jensen Hughesilla on tarjolla työmahdollisuus kokeneelle ja tarkalle toimistopäällikölle. Roolissa keskitytään tukemaan asiantuntijoitamme ja rooli sijaitsee Helsingin toimistollamme.

Tehtävä on määräaikainen kesäkuusta 2025 lokakuuhun 2026.

Toimistopäällikkö hallinnoi yrityksen tukitoimintoja ja niiden kehitystä ja toimii yhteyshenkilönä (POC) kaikissa tukitoimintoihin liittyvissä asioissa.

Tukitoimintoihin kuuluvat mm. toimitilat, IT, talous, markkinointi, laskutus, palkat, työsuhde-edut, myynnin kehitys, tarjousten ja sopimusten valmistelu, vakuutukset, hankinta, laatu ja integraatio.

Jensen Hughes on paloturvallisuuden suunnittelu- ja konsultointitoimisto. Asiakkaamme arvostavat asiantuntemustamme, hyvää tavoitettavuuttamme ja asiakaspalveluamme.

Päävastuualueet

HR

  • Esihenkilönä toimiminen
  • Työsuhde-etujen hallinta
  • Työntekijöiden perehdytys ja työsuhteen lopetuksen hallinta (on ja offboarding)
  • Sidosryhmien ja sopimusten hallinta
  • Ohjeiden valmistelu ja julkaisu
  • Sisäisten kehityshankkeiden tukeminen
  • Vakuutusten yhteyshenkilö
  • Satunnainen tapahtumien sekä matkojen suunnittelu ja hallinta

Tarjousten/projektien/sopimusten/tilausten hallinta

  • Projektien ja tarjousten hallinta (valmistelu, asiakaskontaktit, liitemateriaalit, tiedonhaku jne.)
  • Sopimusten valmistelu ja esilukeminen
  • Projektien luominen tarvittaessa
  • Asiakaspalvelu

 

Jatkuvat ja ajoittaiset vastuualueet

Toimitilat

  • Vuokrasopimusten hallinta
  • Sidosryhmien ja sopimusten hallinta
  • Viestintä

IT

  • Yhteyshenkilö IT:n ja paikallisen tiimin välillä

Laskutus

  • Yhteyshenkilö kaikissa laskutukseen liittyvissä asioissa sisäisesti ja ulkoisesti
  • Laskumateriaalien valmistelu
  • Asiakaspalvelu

Markkinointi ja myynti

  • Kehitystehtävien tukeminen

Hankinta Laatu

  • Laadunhallinnan ja suorituskyvyn tukeminen

Integraatio

  • Muutoksenhallinta

Vaatimukset ja pätevyydet

Tämä tehtävä sopii henkilölle, jolla on kokemusta asiantuntija- tai konsultointiyrityksessä työskentelystä, sekä toimimisesta laskutuksen ja taloushallinnon parissa.

  • Haemme varmaa kommunikoijaa, joka on valmis työskentelemään asiantuntijoiden kanssa kaikilla organisaation tasoilla sekä ulkoisten asiakkaiden kanssa.
  • Tehtävässä edellytetään sujuvaa suomen ja englannin kielen taitoa.
  • Hakemamme henkilö on Itseohjautuva, tarkka ja omaa vahvan priorisointikyvyn.
  • Ammattimainen, joustava ja käytännöllinen lähestymistapa.
  • Erinomaiset IT-taidot (erityisesti Microsoft-paketit) ja kyky omaksua uusia työkaluja ja kokonaisuuksia nopeasti.
  • Korkeakoulututkinto liiketalouden, kansainvälisen liiketoiminnan tai oikeustieteen alalta olisi suositeltavaa.

Jensen Hughes is an Equal Opportunity Employer. Qualified candidates will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, sexual orientation, gender identity, disability or protected veteran status.


The security of your personal data is important to us. Jensen Hughes has implemented reasonable physical, technical, and administrative security standards to protect personal data from loss, misuse, alteration, or destruction. We protect your personal data against unauthorized access, use, or disclosure, using security technologies and procedures, such as encryption and limited access. Only authorized individuals may access your personal data for the purpose for which it was collected, and these individuals receive training about the importance of protecting personal data.  Jensen Hughes is committed to compliance with all relevant data privacy laws in all areas where we do business, including, but not limited to, the GDPR and the CCPA.  Additionally, our service providers are contractually bound to maintain the confidentiality of personal data and may not use the information for any unauthorized purpose.

 

*Policy on use of 3rd party recruiting agency for direct placements

Jensen Hughes will occasionally augment a recruiting search through agencies for certain positions when business conditions warrant. Jensen Hughes will not accept resumes, inquiries or proposals from recruiting agencies as an acceptable method to consider a candidate. 3rd party recruiting agencies must sign a standard Jensen Hughes agreement after being evaluated and accepted by a Human Resources or Talent Acquisition manager, or member of the talent acquisition team. Hiring managers and employees of Jensen Hughes are not authorized to accept resumes, engage in fee-based searches through recruiting firms or sign a search agreement. Please note this policy does not apply to “staffing firms” or firms that are involved with hiring temporary staff. Any recruiting agency interested in being considered may contact our recruiting team at jensenhughesrecruiting.com.

Luo työpaikkailmoitus

Interested in building your career at Jensen Hughes? Get future opportunities sent straight to your email.

Hae tätä työpaikkaa

*

ilmoittaa pakollisen kentän

Ansioluettelo/CV*

Hyväksytyt tiedostotyypit: pdf, doc, docx, txt, rtf

Työhakemus

Hyväksytyt tiedostotyypit: pdf, doc, docx, txt, rtf

Koulutus

Select...
Select...
Select...

Street Number and Name

Select...
Select...
Select...
Select...
Select...

Voluntary Self-Identification

For government reporting purposes, we ask candidates to respond to the below self-identification survey. Completion of the form is entirely voluntary. Whatever your decision, it will not be considered in the hiring process or thereafter. Any information that you do provide will be recorded and maintained in a confidential file.

As set forth in Jensen Hughes’s Equal Employment Opportunity policy, we do not discriminate on the basis of any protected group status under any applicable law.

Select...
Select...
Rotu- ja etnisyysmääritelmät

If you believe you belong to any of the categories of protected veterans listed below, please indicate by making the appropriate selection. As a government contractor subject to the Vietnam Era Veterans Readjustment Assistance Act (VEVRAA), we request this information in order to measure the effectiveness of the outreach and positive recruitment efforts we undertake pursuant to VEVRAA. Classification of protected categories is as follows:

A "disabled veteran" is one of the following: a veteran of the U.S. military, ground, naval or air service who is entitled to compensation (or who but for the receipt of military retired pay would be entitled to compensation) under laws administered by the Secretary of Veterans Affairs; or a person who was discharged or released from active duty because of a service-connected disability.

A "recently separated veteran" means any veteran during the three-year period beginning on the date of such veteran's discharge or release from active duty in the U.S. military, ground, naval, or air service.

An "active duty wartime or campaign badge veteran" means a veteran who served on active duty in the U.S. military, ground, naval or air service during a war, or in a campaign or expedition for which a campaign badge has been authorized under the laws administered by the Department of Defense.

An "Armed forces service medal veteran" means a veteran who, while serving on active duty in the U.S. military, ground, naval or air service, participated in a United States military operation for which an Armed Forces service medal was awarded pursuant to Executive Order 12985.

Select...

Voluntary Self-Identification of Disability

Form CC-305
Page 1 of 1
OMB Control Number 1250-0005
Expires 04/30/2026

Why are you being asked to complete this form?

We are a federal contractor or subcontractor. The law requires us to provide equal employment opportunity to qualified people with disabilities. We have a goal of having at least 7% of our workers as people with disabilities. The law says we must measure our progress towards this goal. To do this, we must ask applicants and employees if they have a disability or have ever had one. People can become disabled, so we need to ask this question at least every five years.

Completing this form is voluntary, and we hope that you will choose to do so. Your answer is confidential. No one who makes hiring decisions will see it. Your decision to complete the form and your answer will not harm you in any way. If you want to learn more about the law or this form, visit the U.S. Department of Labor’s Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) website at www.dol.gov/ofccp.

How do you know if you have a disability?

A disability is a condition that substantially limits one or more of your “major life activities.” If you have or have ever had such a condition, you are a person with a disability. Disabilities include, but are not limited to:

  • Alcohol or other substance use disorder (not currently using drugs illegally)
  • Autoimmune disorder, for example, lupus, fibromyalgia, rheumatoid arthritis, HIV/AIDS
  • Blind or low vision
  • Cancer (past or present)
  • Cardiovascular or heart disease
  • Celiac disease
  • Cerebral palsy
  • Deaf or serious difficulty hearing
  • Diabetes
  • Disfigurement, for example, disfigurement caused by burns, wounds, accidents, or congenital disorders
  • Epilepsy or other seizure disorder
  • Gastrointestinal disorders, for example, Crohn's Disease, irritable bowel syndrome
  • Intellectual or developmental disability
  • Mental health conditions, for example, depression, bipolar disorder, anxiety disorder, schizophrenia, PTSD
  • Missing limbs or partially missing limbs
  • Mobility impairment, benefiting from the use of a wheelchair, scooter, walker, leg brace(s) and/or other supports
  • Nervous system condition, for example, migraine headaches, Parkinson’s disease, multiple sclerosis (MS)
  • Neurodivergence, for example, attention-deficit/hyperactivity disorder (ADHD), autism spectrum disorder, dyslexia, dyspraxia, other learning disabilities
  • Partial or complete paralysis (any cause)
  • Pulmonary or respiratory conditions, for example, tuberculosis, asthma, emphysema
  • Short stature (dwarfism)
  • Traumatic brain injury
Select...

PUBLIC BURDEN STATEMENT: According to the Paperwork Reduction Act of 1995 no persons are required to respond to a collection of information unless such collection displays a valid OMB control number. This survey should take about 5 minutes to complete.