Adjoint(e) administratif(ve)de direction

Kyowa Kirin is a fast-growing global specialty pharmaceutical company that applies state-of-the-art biotechnologies to discover and deliver novel medicines in four disease areas: bone and mineral; intractable hematologic; hematology oncology; and rare disease.  A Japan-based company, our goal is to translate science into smiles by delivering therapies where no adequate treatments currently exist, working from drug discovery to product development and commercialization. In North America, we are headquartered in Princeton, NJ, with offices in California, North Carolina, and Mississauga, Ontario.

Résumé du poste:

L'adjoint(e) administratif(ve) de direction joue un rôle essentiel en soutenant les opérations et les projets canadiens au sein de la filiale canadienne. Ce poste jouera un rôle clé dans un environnement hautement matriciel, en appuyant le directeur général (DG) et les membres de l'équipe de direction canadienne (LT) dans les activités auprès des clients ainsi que dans d’autres projets. 

Fonctions essentielles:

Fonctions de coordonnateur de projet: 
•    Soutenir les projets de l’équipe de direction canadienne. Responsable de la gestion et de l’exécution des projets ainsi que des processus opérationnels et logistiques liés aux activités auprès des clients, incluant la soumission et la gestion des demandes d’intégration des fournisseurs, l’approvisionnement et les paiements connexes. 
•    Rédiger, réviser et mettre en forme des gabarits, documents et communications à l’appui des activités auprès des clients et d’autres projets canadiens, en maintenant un haut niveau de rigueur, de précision et de professionnalisme. 
•    Planifier et coordonner les réunions, sur place et hors site, impliquant les membres du personnel, en organisant des réunions, en réservant les salles de conférence, en préparant et distribuant les supports de réunion, en coordonnant les besoins en matériel audiovisuel et en restauration, ainsi qu'en mettant en forme les documents en version finale. 
•    Coordonner diverses activités de projets transversales, incluant l’évaluation des besoins et la priorisation, tout en assurant l’alignement avec les objectifs et les échéanciers des projets.
•    Maintenir une communication régulière avec le directeur général et l’équipe de direction (LT), fournir des mises à jour sur l'état des tâches et discuter des priorités et autres questions pertinentes. 
•    Exécuter les directives de projet en collaborant avec plusieurs départements, incluant l’interaction avec d’autres groupes fonctionnels de Kyowa Kirin Amérique du Nord,, des partenaires externes et d'autres parties prenantes, afin de favoriser les relations et faciliter une communication efficace ainsi que la résolution des problèmes. 
•    Agir à titre de représentant des projets assignés en tant que responsables techniques et administratifs lors d'événements externes tels que réunions, conférences et engagements avec des fournisseurs selon les besoins. Effectuer toute autre tâche connexe assignée. 
Fonctions d' adjoint(e) administratif(ve) de direction: 
•    Responsable de la gestion des opérations et de la logistique du bureau canadien, y compris les appels téléphoniques, la correspondance et les demandes générales pour le bureau canadien, assurant le triage des dossiers auprès du département et du personnel appropriés 
•    Fournir un soutien administratif et de coordinateur complet au Directeur général et aux membres de l’équipe de direction, garantissant des opérations fluides et un flux de travail efficace. 
•    Gérer le calendrier du DG, en portant une attention proactive aux dossiers prioritaires et en assurant des réponses rapides aux courriels et aux autres communications.
•    Générer, éditer et formater des présentations à utiliser lors des réunions internes et externes  
•    Participer aux réunions selon les besoins, en préparant et en maintenant des comptes rendus détaillés afin de consigner les discussions clés et les éléments d’action pour les réunions de l’équipe de direction et autres rencontres. Gérer efficacement les documents à travers divers logiciels informatiques, démontrant une maîtrise de différentes technologies et une volonté de s'adapter et d'apprendre de nouveaux outils selon les besoins. 
•    Agir comme premier point de contact pour les communications internes et externes adressées au directeur général selon les besoins. Traiter les demandes générales par téléphone et par e-mail pour le(s) département(s), en traitant rapidement les questions de routine et non routinières et en identifiant les activités urgentes pour une résolution rapide. 

Exigences du poste:

Éducation 
Baccalauréat ou diplôme d’études supérieures en administration des affaires, en gestion ou dans une discipline connexe requis. La certification Project Management Professional (PMP) constitue un atout.
 
Expérience 
Minimum de quatre ans d'expérience en gestion de projet ou en soutien administratif aux équipes de direction, de préférence dans le secteur des sciences de la vie. L'expérience dans le soutien aux équipes de direction est un atout.  
 
Compétences Techniques 
•    Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (MS Word, MS Excel et MS PowerPoint). 
•    Maîtrise avancée des logiciels de gestion de projet, par exemple MS Project Capacité à prioriser efficacement les tâches, gérer plusieurs échéances et s'adapter à l'évolution des priorités dans un environnement rapide. 
•    Discrétion     dans     la     gestion     des     informations confidentielles/propriétaires. 
•    Capacité démontrée à travailler avec un ensemble diversifié de communautés – chercheurs, administrateurs, personnel technique et programmeurs – pour résoudre des problèmes et construire un consensus. 

Compétences Non Techniques 
Capacité démontrée à organiser, prioriser, respecter les délais, prendre des décisions et changer rapidement de cours d'action. De solides compétences interpersonnelles et de communication. Une éthique de travail forte est nécessaire. Attentionné aux détails et excellent suivi. Il a la capacité de faire preuve et de gérer l'ambiguïté dans un environnement dynamique, rapide et à forte croissance. Il a une passion pour l'apprentissage et le développement personnel afin de pouvoir évoluer au sein de l'entreprise. Sensibilité culturelle et capacité à développer un consensus au sein d'une organisation multinationale.

Le salaire prévu pour ce poste se situe entre 90 000 $ CA et 95 000 $ CA. Le salaire réel offert au début de l'emploi peut varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment l'expérience pertinente, les compétences, les qualifications, la formation (y compris les permis et certifications applicables), les connaissances spécifiques au poste, le lieu de travail et d'autres besoins de l'entreprise et de l'organisation.

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