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Adjoint(e) Exécutif(ve)

Montreal, Canada

MaintainX est la plus importante plateforme au monde en matière de gestion des actifs et d'intelligence du travail pour les environnements industriels et de première ligne. Nous sommes un outil moderne de type IdO et basé sur le réseau informatique en nuage pour la fiabilité, la sécurité et les opérations de l'équipement physique et des installations. MaintainX alimente l'excellence opérationnelle pour plus de 10 000 entreprises, notamment Duracell, Univar Solutions Inc, Titan America, McDonald's, Brenntag, Cintas, Xylem et Shell.

Nous avons levé 104 millions de dollars en capital de risque à la suite d'un récent cycle de financement de série C mené par Bain Capital Ventures, Bessemer Ventures, August Capital, Amity Ventures, Ridge Ventures ainsi que des chefs d'entreprise de GE, Twilio, Coupa, Toast et PagerDuty.

MaintainX est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) hautement organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir les membres de notre équipe de direction et le personnel clé dans nos bureaux internationaux. Ce poste requiert un professionnel raffiné qui s'épanouit dans un environnement en constante évolution, qui possède des compétences exceptionnelles en matière d'organisation et de communication, et qui peut anticiper les besoins des cadres supérieurs. Vous serez responsable d'un large éventail de tâches administratives, notamment l'organisation de voyages complexes, la gestion du calendrier, la planification d'événements et le traitement d'informations confidentielles.

Ce poste peut être basé à Raleigh ou à Montréal.

Ce que vous ferez:

  • Gestion stratégique des calendriers: Gérer de manière proactive des calendriers complexes dans un environnement dynamique, en anticipant les conflits potentiels et en résolvant de manière proactive les problèmes de programmation.
  • Coordination des voyages: Organiser et gérer tous les aspects des voyages nationaux et internationaux, y compris les vols, l'hébergement et les transports terrestres. Tirer parti des possibilités de voyage pour créer des réseaux et s'engager auprès des parties prenantes internes et externes.
    Planification et exécution d'événements : Planifier et organiser des événements de grande qualité, y compris des réunions d'équipe, des événements pour les clients, des dîners et des conférences.
  • Gestion des réunions: S'approprier l'ordre du jour de toutes les réunions de direction en collaboration avec d'autres membres de l'équipe.
  • Rapports de dépenses: Préparer et soumettre des notes de frais précises et opportunes.
  • Gestion de projets: Gérer et hiérarchiser plusieurs projets simultanément, en veillant à ce qu'ils soient menés à bien de manière efficace et dans les délais impartis.
    Servir de point de contact stratégique pour les parties prenantes, en veillant à l'harmonisation des communications et en favorisant la collaboration pour le bon fonctionnement du bureau.
  • Maîtrise de la technologie: Faire preuve d'une grande maîtrise de Google Workspace et d'autres applications logicielles pertinentes.
  • Résolution proactive des problèmes: Anticiper les défis, mettre en œuvre des solutions de manière proactive et maintenir une attitude positive et professionnelle.
  • Apprentissage continu: Démontrer un fort désir d'apprentissage continu et de développement professionnel.

À propos de vous:

  • Licence (de préférence, mais pas obligatoirement)
    3 à 5 ans d'expérience dans un poste d'assistant de direction ou de soutien administratif de haut niveau.
    Expérience de la coordination de voyages nationaux ou internationaux.
    Excellentes compétences en matière de communication écrite et orale et de relations interpersonnelles.
    Capacité d'adaptation et flexibilité face à des priorités changeantes dans un environnement en constante évolution.
    Personne très motivée, organisée et capable de travailler efficacement avec un minimum de supervision.
    Compétences exceptionnelles en matière d'organisation et de gestion du temps
    Maîtrise avancée de Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Slides, etc.) et d'autres outils de collaboration.
    Capacité à préserver la confidentialité et à faire preuve de discrétion.
    Expérience de la gestion des budgets et des fournisseurs.

Quels sont les avantages pour vous?:

  • Un salaire compétitif et des opportunités d'équité significatives.
  • Couverture des soins de santé, des soins dentaires et de la vue.
  • Programme d'inscription 401(k) / RRSP.
  • Prenez les congés dont vous avez besoin.
  • Une culture du travail où :
    • Vous travaillerez aux côtés de personnes du monde entier qui reflètent les valeurs de MaintainX : Intelligents, Humbles, Optimistes.
    • Nous croyons en la méritocratie, où les idées et les efforts sont publiquement célébrés.

Qui sommes-nous:
Notre mission est de faciliter la vie des ouvriers dans le monde entier en créant des logiciels qui répondent à leurs besoins et à leurs réalités. Notre produit change véritablement la vie de 80% de la population active qui ne travaille pas derrière un bureau et qui a besoin d'un logiciel d'entreprise à portée de main.

MaintainX s'engage à créer un environnement diversifié. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans considération de race, de couleur, de religion, de sexe, d'identité ou d'expression de genre, d'orientation sexuelle, d'origine nationale, de génétique, d'invalidité, d'âge ou de statut d'ancien combattant.

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Resume/CV*

Accepted file types: pdf, doc, docx, txt, rtf

Cover Letter

Accepted file types: pdf, doc, docx, txt, rtf

Voluntary Self-Identification

For government reporting purposes, we ask candidates to respond to the below self-identification survey. Completion of the form is entirely voluntary. Whatever your decision, it will not be considered in the hiring process or thereafter. Any information that you do provide will be recorded and maintained in a confidential file.

As set forth in MaintainX’s Equal Employment Opportunity policy, we do not discriminate on the basis of any protected group status under any applicable law.

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Race & Ethnicity Definitions

If you believe you belong to any of the categories of protected veterans listed below, please indicate by making the appropriate selection. As a government contractor subject to the Vietnam Era Veterans Readjustment Assistance Act (VEVRAA), we request this information in order to measure the effectiveness of the outreach and positive recruitment efforts we undertake pursuant to VEVRAA. Classification of protected categories is as follows:

A "disabled veteran" is one of the following: a veteran of the U.S. military, ground, naval or air service who is entitled to compensation (or who but for the receipt of military retired pay would be entitled to compensation) under laws administered by the Secretary of Veterans Affairs; or a person who was discharged or released from active duty because of a service-connected disability.

A "recently separated veteran" means any veteran during the three-year period beginning on the date of such veteran's discharge or release from active duty in the U.S. military, ground, naval, or air service.

An "active duty wartime or campaign badge veteran" means a veteran who served on active duty in the U.S. military, ground, naval or air service during a war, or in a campaign or expedition for which a campaign badge has been authorized under the laws administered by the Department of Defense.

An "Armed forces service medal veteran" means a veteran who, while serving on active duty in the U.S. military, ground, naval or air service, participated in a United States military operation for which an Armed Forces service medal was awarded pursuant to Executive Order 12985.

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Voluntary Self-Identification of Disability

Form CC-305
Page 1 of 1
OMB Control Number 1250-0005
Expires 04/30/2026

Why are you being asked to complete this form?

We are a federal contractor or subcontractor. The law requires us to provide equal employment opportunity to qualified people with disabilities. We have a goal of having at least 7% of our workers as people with disabilities. The law says we must measure our progress towards this goal. To do this, we must ask applicants and employees if they have a disability or have ever had one. People can become disabled, so we need to ask this question at least every five years.

Completing this form is voluntary, and we hope that you will choose to do so. Your answer is confidential. No one who makes hiring decisions will see it. Your decision to complete the form and your answer will not harm you in any way. If you want to learn more about the law or this form, visit the U.S. Department of Labor’s Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) website at www.dol.gov/ofccp.

How do you know if you have a disability?

A disability is a condition that substantially limits one or more of your “major life activities.” If you have or have ever had such a condition, you are a person with a disability. Disabilities include, but are not limited to:

  • Alcohol or other substance use disorder (not currently using drugs illegally)
  • Autoimmune disorder, for example, lupus, fibromyalgia, rheumatoid arthritis, HIV/AIDS
  • Blind or low vision
  • Cancer (past or present)
  • Cardiovascular or heart disease
  • Celiac disease
  • Cerebral palsy
  • Deaf or serious difficulty hearing
  • Diabetes
  • Disfigurement, for example, disfigurement caused by burns, wounds, accidents, or congenital disorders
  • Epilepsy or other seizure disorder
  • Gastrointestinal disorders, for example, Crohn's Disease, irritable bowel syndrome
  • Intellectual or developmental disability
  • Mental health conditions, for example, depression, bipolar disorder, anxiety disorder, schizophrenia, PTSD
  • Missing limbs or partially missing limbs
  • Mobility impairment, benefiting from the use of a wheelchair, scooter, walker, leg brace(s) and/or other supports
  • Nervous system condition, for example, migraine headaches, Parkinson’s disease, multiple sclerosis (MS)
  • Neurodivergence, for example, attention-deficit/hyperactivity disorder (ADHD), autism spectrum disorder, dyslexia, dyspraxia, other learning disabilities
  • Partial or complete paralysis (any cause)
  • Pulmonary or respiratory conditions, for example, tuberculosis, asthma, emphysema
  • Short stature (dwarfism)
  • Traumatic brain injury
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PUBLIC BURDEN STATEMENT: According to the Paperwork Reduction Act of 1995 no persons are required to respond to a collection of information unless such collection displays a valid OMB control number. This survey should take about 5 minutes to complete.