Adjoint(e) exécutif(ve)

À propos de nous 

Le Cabinet de relations publiques NATIONAL, la plus importante firme‐conseil en relations publiques au Canada, est à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour appuyer son président lequel dirige également le bureau de Montréal, à titre d’associé directeur. Nous recherchons une personne engagée, autonome et qui fait preuve de discrétion et de jugement.

Poste

La personne assure un soutien stratégique, administratif et organisationnel de haut niveau. Elle joue un rôle clé dans la gestion des priorités, la coordination des activités internes et la fluidité des communications. Professionnelle aguerrie, elle agit comme personne-ressource auprès des parties prenantes internes et externes, en assurant un service professionnel, courtois et discret. Elle contribue activement au bon fonctionnement de l’organisation.

Responsabilités principales 

• Gérer l’agenda : fixer et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et événements.
• Gérer la correspondance courriel et postale : filtrer, répondre ou rediriger selon les priorités.
• Organiser les déplacements professionnels (transport, hébergement, logistique).
• Préparer les réunions stratégiques : recueillir les documents pertinents, rédiger les ordres du jour, prendre les notes, rédiger les comptes rendus et assurer les suivis.
• Agir comme point de contact principal pour les communications internes, tout en assurant un haut niveau de discrétion.
• Assurer un soutien dans la gestion de projets ponctuels ou de dossiers sensibles à la demande du président et associé directeur.
• Assurer la coordination avec les autres membres de la direction, du personnel administratif et des clients.
• Assurer le suivi des prix de reconnaissance et des formations.
• Gérer la réception et le travail de la commis à l’administration ainsi que participer à leur évaluation de rendement.
• Soutenir la gestion du bureau lorsque requis, incluant la logistique de certaines réunions de direction, événements internes, relations avec les fournisseurs.
• Effectuer diverses tâches administratives : gestion des dépenses, traitement de factures, organisation de comités internes, mise à jour de bases de données, suivi des banques de vacances et journées personnelles, gestion et logistique des espaces communs.

Qualifications 

• Diplôme en administration, bureautique ou dans un domaine connexe (DEC ou BAC)
• 5 à 8 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement dans une entreprise de services professionnels
• Excellente maîtrise de la suite Office 365
• Bilinguisme requis (français et anglais). Être en mesure d'interagir en français comme en anglais avec nos clients qui peuvent être basés partout au Canada. Être en mesure de travailler et collaborer avec des collègues des autres bureaux de NATIONAL au Canada et de nos compagnies sœurs ailleurs dans le monde
• Forte adhésion aux valeurs de la Firme : qualité, innovation, engagement, respect, collaboration, intégrité et responsabilité

Habiletés  

• Solides compétences en communication (écrite et orale)
• Grande rigueur, autonomie et sens de l’organisation
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
• Tact, diplomatie et discrétion irréprochable
• Professionnalisme, proactivité et esprit d’équipe
• Souci du détail et sens de l’urgence
• Attitude et comportement professionnels
• Capacité de s’adapter aux diverses situations et cultures

Ce que nous offrons 

• Poste à temps plein, du lundi au vendredi
• Horaire hybride : présentiel du lundi au jeudi, possibilité de télétravailler le vendredi
• Programme de transport en commun et BIXI en été
• Assurance collective et compte de soins de santé
• Accès au service Dialogue
• Programmes de santé et de mieux-être
• Environnement stimulant et humain, avec activités sociales variées.

Le Cabinet de relations publiques NATIONAL offre des solutions de communication créatives capables de mobiliser les gens dans la réflexion et l’action. Nous réunissons une équipe de 300 professionnels chevronnés, qui s'engagent à aider les organisations de toutes tailles et de tous les secteurs à comprendre leurs défis et leurs opportunités et à résoudre les problèmes auxquels elles sont confrontées. Depuis 47 ans, NATIONAL est au cœur des enjeux et des industries qui comptent, à créer le changement pour aujourd’hui et pour demain.

NATIONAL est la plus importante firme‐conseil en relations publiques au Canada, desservant des clients dans un large éventail de secteurs, avec des bureaux à Vancouver, Calgary, Toronto, Ottawa, Montréal, Québec, Saint John, Halifax et Saint‐Jean. Son réseau comprend Time & Space, un chef de file en stratégie, analyse de données, planification et exécution média.

NATIONAL est une société d’AVENIR GLOBAL, la plus importante firme de communication mondiale de propriété canadienne, qui se classe parmi les 25 plus importantes firmes de communication au monde avec des bureaux dans 23 villes au Canada, aux États-Unis, en Europe et au Moyen-Orient. Pour plus de renseignements sur NATIONAL, visitez notre site Web ou suivez‐nous sur LinkedIn et X.

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