Burundi Agent d'Appui Opérationnel et Logistique

Description de l’organisation

Fondée en 2006, One Acre Fund aide 5,5 millions de petits exploitants agricoles à accroître la productivité de leurs exploitations. Présents dans neuf pays qui regroupent les deux tiers des agriculteurs africains, nous fournissons des produits agricoles de qualité, des plants d'arbres, des crédits accessibles, des formations agricoles modernes et une large gamme d'autres services agricoles. En moyenne, ce modèle permet à tout agriculteur d'augmenter ses revenus et ses actifs de plus de 35 % sur les terres qu'il exploite, tout en améliorant durablement sa résilience. Tout cela est rendu possible grâce à notre équipe de plus de 9 000 employés à temps plein, issus d'horizons et de professions diverses.

Pour en savoir plus, consultez notre article: Pourquoi travailler ici.

Description du poste

En tant que Coordinateur de l'Appui Opérationnel et Logistique, vous serez un pilier opérationnel essentiel, garantissant la fluidité, la précision et l'efficacité des processus administratifs et financiers logistiques. 

Ce poste combine trois fonctions clés :

• Coordination des Achats : Liaison centrale avec l'équipe Achats pour la prévision des besoins du département, la définition des spécifications techniques et le suivi des contrats. 
• Support Financier & Administratif : Appui à la direction pour le traitement des paiements, le suivi des dépenses départementales et la compilation de la documentation financière. 
• Gestion des Systèmes & Garanties : Administration des systèmes centralisés pour le suivi des requêtes internes (inventaire, stockage, transport, données) et gestion complète des garanties produits (lampes solaires, téléphones), de la traçabilité à la résolution. 

Ce rôle s'adresse à un(e) professionnel(le) hautement organisé(e) et analytique , doté(e) d'excellentes compétences en communication , désireuse d'avoir un impact significatif sur nos opérations sur le terrain.

Responsabilités

Gestion du service de Garantie

• Gestion Complète des Réclamations : Piloter l'ensemble du processus de réclamation de garantie, de l'identification des cas éligibles et leur soumission aux fournisseurs, jusqu'au suivi de leur résolution complète.
• Traçabilité des produits sous garantie : Gérer la traçabilité de tous les produits sérialisés (ex: téléphones, lampes solaires) en assurant la saisie exacte des numéros de série et en effectuant les scans avant et après chaque distribution.
• Alignement des Parties Prenantes : Coordonner de manière proactive avec les équipes d’approvisionnement des produits Non-Agricoles, Equipes d’entrepôt et les fournisseurs pour s'aligner sur les calendriers de distribution, la logistique des remplacements, et la réconciliation financière (déterminer la nécessité de notes de crédit ou d'unités supplémentaires).
• Tenue des Dossiers : Maintenir des archives numériques et physiques méticuleuses et organisées par saison pour toute la documentation relative aux garanties, incluant les formulaires de réclamation, les communications avec les fournisseurs et les confirmations de remplacement.

Coordination des Achats du département Logistique

• Agir comme point de contact unique entre le service Logistique et l'équipe Achats.
• Mener la prévision et la définition des spécifications techniques pour tous les besoins du département (matériel d'entrepôt et de distribution, espace d’entreposage, équipement du personnel etc).
• Assister l'équipe Achats dans les processus d'appel d'offres et suivre le cycle de vie des contrats fournisseurs spécifiques à la logistique.
• Effectuer et documenter les contrôles qualité (CQ) des articles reçues pour s'assurer qu'ils répondent aux spécifications.

Gestion des Actifs

• Coordonner les Opérations de Gestion des Actifs : Superviser la gestion complète de tous les actifs du département Logistique, incluant les infrastructures (entrepôts et espaces de bureau), les équipements/outils et les machines.
• Suivi de l'État des Infrastructures : En collaboration avec les Coordinateurs Régionaux, s'assurer que tous les entrepôts et leurs infrastructures sont en bon état de fonctionnement pour nos opérations en signalant rapidement tout dommage ou détérioration.
• Planification et Exécution Complète de la Maintenance : Travailler avec les parties prenantes pour développer, mettre en œuvre et gérer un plan de maintenance préventive robuste pour toutes les infrastructures d'entrepôts, ainsi que pour tous les équipements et matériaux (y compris, mais sans s'y limiter, les machines à coudre utilisées pour le reconditionnement des engrais, les extincteurs et autres machines). Assurer un entretien en temps voulu, une documentation appropriée et un rapport régulier sur toutes les activités de maintenance.
• Inventaire et Rapprochement des Actifs : Effectuer des comptages mensuels et des rapprochements de tous les actifs de One Acre Fund utilisés par le département Logistique dans les entrepôts et au bureau, en fournissant des rapports complets et en mettant à jour les données dans le système.
• Développement des Meilleures Pratiques : Établir et diffuser les meilleures pratiques pour l'équipe d'entrepôt concernant l'utilisation des équipements, des matériaux et des actifs.

Soutien Administratif et Financier

• Participer au suivi et au traitement des paiements du département, notamment la préparation des factures fournisseurs, des notes de frais du personnel et des paiements des travailleurs occasionnels pour validation.
• Contribuer au suivi des dépenses départementales en compilant les données nécessaires à l'élaboration des rapports budgétaires périodiques.
• Veiller à la préparation et à la compilation de la documentation financière en s'assurant de son exactitude et de sa complétude avant sa soumission.

Croissance et développement de carrière

One Acre Fund investit dans le développement des compétences en management et en leadership. Votre manager et une équipe globale d’appui consacreront beaucoup de temps à votre perfectionnement professionnel. Nous donnons en permanence des feedback concrets via le mentorat et des revues de carrière régulières sous forme de conseils en management. Nous organisons également des réunions individuelles régulières, au cours desquelles nous écoutons et discutons au sujet des objectifs de carrière, et travaillons en collaboration en vue de créer des rôles réellement passionnants. En raison de notre croissance rapide, nous avons constamment de nouveaux rôles de haut niveau qui s'ouvrent et plein d’opportunités dans différentes fonctions.

Conditions exigées:

• Diplôme de Bachelor dans un domaine pertinent (Logistique, Chaîne d'approvisionnement, Finance, Administration des affaires).
• Au moins 2 ans d'expérience dans un rôle opérationnel ou administratif exigeant.
• Expérience impérative dans au moins deux des quatre domaines de responsabilité principaux : opérations de processus de garantie, coordination des achats, administration financière (traitement des factures/dépenses) ou suivi des systèmes/requêtes.
• Compétences organisationnelles exceptionnelles avec une capacité avérée à gérer et prioriser plusieurs tâches.
• Compétences analytiques et maîtrise avancée de MS Excel ou Google Sheets.
• Bonnes compétences en communication pour assurer la liaison entre les différentes équipes.
• Un sens aigu du détail, en particulier en ce qui concerne les données financières et les spécifications techniques.
• La maîtrise de l'anglais est un atout.

Date d’entrée en fonction

Dès que possible

Lieu de travail

Muramvya, Burundi

Avantages

Couverture médicale, congés annuels payés,

Eligibilité

Ce rôle est uniquement ouvert aux citoyens ou résidents permanents du Burundi

Délai de candidature

13 Octobre 2025.

One Acre Fund ne demande jamais aux candidats de payer pour les tests à aucun stade du processus d'entrevue. Les adresses mails officiels venant de One Acre Fund viendront toujours d'une adresse contenant @oneacrefund.org. Veuillez signaler toute communication suspecte ici (globalhotline@oneacrefund.org), mais n'envoyez pas vos dossiers de candidatures à cette adresse mail.

Diversité, Equité et Inclusion (DEI) ainsi qu'anti-racisme sont profondément connectés à la mission de notre organisation et notre but. One Acre Fund aspire à construire une culture où tous les employés se sentent valoriés, représentés et connectés - afin que notre équipe puisse prospérer en tant que professionnels, et atteindre un impact exceptionnel pour les agriculteurs que nous servons.

Nous sommes engagés à promouvoir l'égalité des chances d'emploi sans distinction de race, de couleur de la peau, de descendance, de religion, de sexe, de nationalité, d'orientation sexuelle, d'âge, d'handicap, de genre, d'identité sexuelle ou d'expression. Nous sommes fiers d'être un environnement de travail qui garantit l'égalité des chances.