Adjoint.e exécutif.ve

Chez Poka, nous réinventons la manière dont les équipes de première ligne travaillent, apprennent et résolvent des problèmes au quotidien.

Nous sommes la principale plateforme pour les travailleurs.euses connectés du secteur manufacturier. Notre logiciel permet aux opérateurs.trices de partager leur connaissance, de collaborer en temps réel et de favoriser l’amélioration continue. Vois ça comme l’interface humaine dans l’écosystème de l’Usine Intelligente, qui génère des données et informations pertinentes qui permettent des améliorations de processus.

Nous sommes fiers d’accompagner des leaders mondiaux comme Nestlé, Bosch, Mars et Danone dans leur transformation numérique. En rejoignant la famille IFS, nous avons étendu notre portée à l’international et continuons de faire grandir notre impact à l’échelle mondiale.

Nous sommes à la recherche d’un.e. adjoint.e exécutif.ve hautement organisé.e, proactif.ve et débrouillard.e pour offrir un soutien administratif à notre équipe de direction. Ce poste supportera principalement notre Directeur Général, le VP des Opérations de Revenue ainsi que les équipes de direction responsable du développement commercial (go-to-market).

La personne idéale saura évoluer dans un environnement dynamique, faire preuve de bon jugement, de discrétion et de professionnalisme dans toutes ses interactions. Ce rôle est essentiel au bon fonctionnement quotidien de l’équipe exécutive et à une gestion efficace de leur temps. Nous cherchons une personne polyvalente, à l’aise pour intervenir sur divers  projets et s’adapter aux fluctuations du volume de travail.

Tu seras en charge de:

Soutien à la direction

• Gérer les agendas, organiser les rendez-vous, les réunions et coordonner les déplacements.
• Planifier la logistique des réunions, conférences et présentations, y compris à l’international.
• Préparer les ordres du jour et assurer le suivi des actions à entreprendre.
• Gérer la correspondance confidentielle et les documents sensibles avec discrétion.
• Créer les rapports de dépenses de façon précise et détaillée.

Communication et coordination

• Agir comme point de contact entre les dirigeants et les parties prenantes internes/externes.
• Rédiger, corriger et mettre en forme des courriels, rapports et présentations.
• Veiller à une communication fluide et efficace entre les équipes et départements.

Tâches administratives 

• Effectuer la saisie de données.
• Prendre en charge diverses tâches administratives selon les besoins.

Ton expérience inclut:

• Expérience démontrée en tant qu’adjoint.e exécutif.ve, adjoint.e personnel.le ou dans un rôle similaire (3 à 5 ans).
• Capacité de travailler en présentiel à notre bureau de Montréal au moins trois jours par semaine
• Excellentes compétences en organisation et gestion du temps.
• Maîtrise des outils technologiques, en particulier Google Workspace et ChatGPT.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale en anglais. Le français est un atout.
• Esprit proactif et axé sur la résolution de problèmes.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à s’adapter à un rythme de travail rapide.

Nous offrons:

• Un environnement de travail dynamique et collaboratif;
• Politique de vacances généreuse dès ton arrivée;
• Mode hybride, travail une journée par semaine à nos bureaux de Québec ou de Montréal si tu habites dans un rayon de 40 km (Québec) et 15 km (Montréal);
• Travail 100 % à distance si vous ne résidez pas dans les rayons mentionnés ci-dessus;
• Horaire réellement flexible et la possibilité de prendre congé tous les vendredis après-midi;
• Assurance collective dès ton premier jour (dentaire, médicaments, invalidité, assurance voyage, etc.);
• Service de télémédecine;
• REER collectif avec contribution de l’employeur, offert après un an de service via Wealthsimple;
• MacBook Pro et une allocation de 500$ pour ton bureau à la maison lors de l'embauche;
• Des collations savoureuses (Fruits frais, collations, cafés, thés, etc.);
• Prime de référencement généreuse;
• Tout ce dont tu as besoin pour continuer à apprendre;

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