Executive Assistant

Als Executive Assistant ondersteun je de Managing Director Benelux op zowel operationeel als strategisch niveau. In deze veelzijdige rol combineer je de dagelijkse taken van een Executive Assistant met de strategische ondersteuning van een Chief of Staff. Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van dagelijkse zaken zoals agendabeheer en communicatie, en je speelt een sleutelrol in het coördineren en uitvoeren van strategische projecten.

Deze rol vereist een pro-actieve houding, uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om moeiteloos te schakelen tussen uiteenlopende taken. Je werkt vanuit ons kantoor in Amsterdam en bent een belangrijke schakel in het waarborgen van een soepele gang van zaken.

Wat je dagelijks doet

Dagelijkse operationele ondersteuning

• Plannen en coördineren van afspraken, meetings en reizen voor de Managing Director, met een scherp oog voor een efficiënte tijdsplanning.
• Beheren van de mailbox van de Managing Director, waarbij je e-mails en verzoeken nauwkeurig prioriteert en acties adequaat coördineert.
• Afhandelen van administratieve taken, zoals het indienen van declaraties.
• Organiseren van internationale reizen, inclusief het boeken van vluchten en hotels, en het zorgen voor een naadloze reisplanning.
• Verzamelen en voorbereiden van alle relevante documenten voor meetings, inclusief het bijhouden van actiepunten voor opvolging.
• Fungeren als de communicatieschakel tussen de Managing Director, het Management Team en de verschillende afdelingen, zodat belangrijke informatie tijdig en effectief wordt gedeeld en opgevolgd.

Ondersteuning strategische projecten

• Coördineren van projecten en initiatieven die bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie. Dit omvat het monitoren van de voortgang (in Monday), het oplossen van obstakels en het rapporteren van resultaten aan de Managing Director.
• Opstellen en voorbereiden van management rapportages, analyses en presentaties voor de Managing Director om strategische beslissingen te ondersteunen.
• Onderhouden van relaties met interne en externe stakeholders en zorgen dat hun belangen afgestemd zijn op de strategische doelstellingen van het bedrijf.
• Coördineren van de samenwerking tussen verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat de strategische doelen van de organisatie worden bereikt.

 Wat we zoeken

• Minimaal 8 jaar ervaring als Executive Assistant, bij voorkeur binnen de media of een internationaal bedrijf.
• Een energieke, proactieve en assertieve professional die gestructureerd werkt.
• Ervaring met Apple-producten en goed uit de voeten kunnen met Keynote
• Uitstekende organisatie- en communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vloeiend in zowel geschreven als gesproken Nederlands en Engels.
• Iemand die goed gedijt in een dynamische en informele werkomgeving.

Wat wij jou bieden

Je komt terecht in een team van gepassioneerde collega's en krijgt de kans om te werken bij één van de grootste internationale muziekmaatschappijen. Naast een goed arbeidsvoorwaardenpakket, een internationaal netwerk, volop kansen om je te ontwikkelen en muzikale extra's zoals evenementen, festivals en concerten creëren wij een dynamische en inspirerende werkomgeving.

We begrijpen dat je wellicht niet aan álle genoemde criteria voldoet. You know what, dat doen wij ook niet! Als je jezelf uitgedaagd voelt, moedigen we je aan om nu te solliciteren!