Pre Sale Coordinator

Fondée en 1744, Sotheby's est le leader mondial de la vente aux enchères dans les domaines de l'art et du luxe. Synonyme d'innovation, Sotheby's favorise l'accès, la connaissance et la préservation des œuvres d'art et des objets rares par le biais de ventes aux enchères, de ventes privées et de points de vente. Notre marché international s'appuie sur un réseau de spécialistes répartis dans 40 pays et couvrant 50 catégories telles que l'art contemporain, l'art moderne et impressionniste, les tableaux anciens, les arts d’Asie, les bijoux, les montres, les vins et spiritueux et le design, entre autres.

Le/la Sale Coordinator occupe un poste clé au sein du processus de vente, en assurant la coordination opérationnelle, administrative et relationnelle des ventes du département. En lien avec les départements internes et les partenaires externes, il/elle veille au bon déroulement de chaque étape, de la consignation à la post-vente, dans un environnement international et exigeant.

Ce rôle représente une véritable opportunité de développement professionnel pour un(e) candidat(e) souhaitant acquérir une expérience solide dans le secteur du marché de l’art et évoluer vers des fonctions à responsabilité croissante. Encadré(e) dans ses débuts, le/la titulaire sera encouragé(e) à gagner en autonomie, à développer ses compétences analytiques, organisationnelles et relationnelles, et à devenir un(e) référent(e) opérationnel (le) au sein de l’équipe.

Missions principales :

1. Administration des ventes

• Gestion complète des dossiers clients et des œuvres (création des comptes, enregistrement des œuvres, documents contractuels).
• Coordination logistique, administrative et marketing avec les différents services.
• Participation active à la vente : communication avec les acheteurs, mises à jour des données, suivi post-vente.
• Contribution au bon respect du rétroplanning, en lien avec les experts et les équipes projet.

2. Conformité réglementaire et gestion administrative

• Suivi de la conformité des dossiers (juridique, fiscalité, transport d’œuvres, archivage).
• Interaction avec les départements finance, juridique et compliance.
• Supervision des éléments comptables et documentaires liés aux ventes.

3. Support transverse et collaboration internationale

• Soutien aux autres coordinateurs.
• Participation active à la mutualisation des bonnes pratiques et à l’harmonisation des procédures.
• Travail en lien avec les équipes internationales : Exports, expositions à l'étranger, ventes, formations.

4. Projets ponctuels et missions transversales

• Participation à des ventes spéciales : collections, ventes caritatives, événements privés ou exports.
• Prise en charge de missions transverses confiées par le management.

Profil recherché:

• Première expérience réussie en gestion de projet, administration des ventes ou coordination, idéalement dans le marché de l’art.
• Excellentes compétences relationnelles, capacité à représenter l’entreprise auprès de clients exigeants.
• Sens aigu du service client
• Organisation, rigueur, sens des priorités et capacité à gérer plusieurs projets en parallèle.
• Motivation à apprendre et à évoluer dans un environnement stimulant et en constante évolution.
• Français courant, anglais professionnel requis ; une troisième langue est un atout.
• Maîtrise des outils bureautiques ; la connaissance de SAP est un plus.

Sotheby’s applique à tous ses recrutements un principe d'égalité des chances et considère tous les candidats à un emploi sans discrimination conformément aux dispositions du Code du Travail et aux valeurs de l’entreprise.