Back to jobs
New

Gallery & Exhibition Planning Manager, France

Paris

Fondée en 1744, Sotheby's est le leader mondial de la vente aux enchères dans les domaines de l'art et du luxe. Synonyme d'innovation, Sotheby's favorise l'accès, la connaissance et la préservation des œuvres d'art et des objets rares par le biais de ventes aux enchères, de ventes privées et de points de vente. Notre marché international s'appuie sur un réseau de spécialistes répartis dans 40 pays et couvrant 50 catégories telles que l'art contemporain, l'art moderne et impressionniste, les tableaux anciens, les arts d’Asie, les bijoux, les montres, les vins et spiritueux et le design, entre autres.

JOB DESCRIPTION

ROLE: Gallery & Exhibition Planning Manager, France

REPORTS TO: Head of Exhibitions & Property, France (VP)

Role Overview

This AVP serves as the strategic hub for the France sales calendar, including exhibition and auction programming, as well as building activations such as events, rentals, and space allocation in Paris. The role includes oversight of all space scheduling within the building—salons, galleries, blacklight rooms, freight landings, and other shared areas—and requires close coordination to anticipate and manage operational impacts. In a project-management and communications–heavy capacity, this leader ensures that all stakeholders—from Specialist departments to Events, Partnerships, Facilities, and Exhibition Design—have clarity on what spaces are available, what is booked, and how activities impact one another. The role proactively anticipates pressure points, aligns timelines, and provides clear guidance on potential conflicts or constraints.

Key Responsibilities

Sales Calendar Ownership

  • Lead development of the Paris sales and exhibition calendar in partnership with Specialist departments, Sales Directors, General Managers, Bids, Private Sales, and regional colleagues.
  • Manage turnaround timelines and ensure schedule cohesion across Paris galleries and activities.
  • Communicate sale dates to global colleagues and competitors where appropriate.
  • Lead the annual planning process for worldwide gallery scheduling, ensuring alignment across regions.
  • Notify global counterparts of changes promptly and maintain strong channels of communication to avoid conflicts.
  • Serve as a liaison with scheduling counterparts at other major houses to monitor and mitigate sale calendar clashes.

Space Planning

  • Serve as the primary point of contact for all Paris space allocation—including exhibitions, private sales, events, viewings, and construction impacts.
  • Partner with Logistic manager to ensure proper space allocation.
  • Assess space requests, identify conflicts or downstream impacts, and recommend appropriate allocations or adjustments.
  • Provide visibility to all teams on building constraints, closures, or schedule adjustments.
  • Maintain a real-time understanding of building activity, upcoming sales, major art fairs, and global events that impact scheduling.
  • Share updates and planning documents with key internal stakeholders to ensure alignment.
  • Partner with Logistics, Exhibition manager and Facilities to improve the space’s flow, functionality, and visitor experience..

Exhibition Planning & Execution 

  • Translate exhibition design concepts into executable plans, coordinating closely with Exhibition Design on intent, materials, timelines, and constraints.
  • Lead installation and breakdown with the Art Handling team, ensuring safe, efficient movement and placement of all property.
  • Plan and manage gallery turnovers, lighting adjustments and any required construction or customizations.
  • Work in partnership with Facilities teams—including Carpentry, Electrical, and Painting—to ensure all built elements, repairs, and adjustments meet design and safety standards.
  • Manage project costs and ensure expenditures align with approved budgets. Identifying ways of making savings across Gallery & Exhibition design.

Stakeholder Management

  • Partner with Events, Facilities, Marketing and Logistics to communicate how programming decisions impact timelines, labor planning, and readiness.
  • Escalate scheduling conflicts early and propose solutions that meet business needs.
  • Work in close partnership with the Director of Gallery Operations to ensure adequate turnaround time for deinstall, installation, and resets between exhibitions.
  • Collaborate with the Head of Warehouse and Exhibition Manager to plan the transfer schedule for property moving in and out of the building and ensure that logistical constraints are incorporated into the programming calendar.
  • Map projected costs associated with compressed turnovers, obtain necessary budget approvals, and communicate financial impacts to leadership.
  • Manage 3 people: Exhibition Manager, Logistics Manager, Technician Registrar.

Operational Leadership

  • Lead the Gallery Operations and Exhibition Operations teams, fostering a culture of hospitality, precision, and accountability.
  • Manage and develop Art Handlers, ensuring clear expectations, safe practices, and strong communication.
  • Execute programming developed by the Gallery & Exhibition Programming Manager, ensuring all requirements are translated into actionable plans.
  • Oversee day-to-day gallery conditions to ensure spaces remain visually brand-enhancing, safe, and aligned with design standards.
  • Keep all Back-of-House (BOH) areas tidy, organized, and optimized for efficient property flow and safe working conditions.
  • Plan overtime needs for the Property Handler team and assign daily tasks for the team based at the Breuer, ensuring alignment with budget—escalating to the VP when timelines or project compression make budgets unattainable.

On-Site Readiness & Scheduling

  • Maintain constant oversight of gallery readiness during pre-sale, sale, and post-sale periods.
  • Troubleshoot installation challenges creatively and diplomatically, escalating issues when necessary.
  • Set up exhibition kick-off meetings with Specialist departments and Exhibition Design, establishing a clear runway and structured planning timeline.
  • Hold cross-functional teams accountable to deadlines to ensure exhibitions remain on track and are delivered at a consistently high standard.

Skills & Qualifications

  • 5-7 years of relevant experience in gallery operations, exhibition planning, auction house operations, museum operations, or a comparable environment.
  • Strong project management and planning skills.
  • Demonstrated ability to own and maintain schedules, anticipate constraints, and manage tight turnarounds across multiple stakeholders.
  • Proven cross-functional partnership experience.
  • Confident communicator and effective problem-solver, able to resolve conflicts professionally and escalate issues appropriately.
  • Strong understanding of spatial planning, exhibition scenography, visitor flow, and client experience design.
  • Education from a leading design or interior architecture school, such as Penninghen, École Camondo, or an equivalent institution, would be a plus.
  • Financial and resource awareness, including understanding labor and cost impacts associated with compressed schedules.
  • People management experience, including oversight of direct reports and coordination of team workflows.
  • Detail-oriented with high standards, maintaining excellence in visual presentation and client experience.
  • Flexibility to work evenings and weekends as required by business needs.

 
DESCRIPTION DU POSTE INTITULÉ DU POSTE : Responsable de la planification des galeries et des expositions, France
 
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE : Directeur(trice) des expositions et de l’immobilier, France (VP)
 
Présentation du poste Ce poste d’AVP constitue le centre stratégique du calendrier commercial en France, comprenant la programmation des expositions et des ventes aux enchères, ainsi que les activations du bâtiment telles que les événements, les locations et l’attribution des espaces à Paris. Le poste comprend la supervision de la planification de tous les espaces du bâtiment, notamment les salons, galeries, salles à lumière noire, zones de réception du fret et autres espaces partagés, et nécessite une coordination étroite afin d’anticiper et de gérer les impacts opérationnels. Dans un rôle fortement axé sur la gestion de projets et la communication, ce responsable veille à ce que toutes les parties prenantes, des départements de spécialistes aux équipes Événements, Partenariats, Installations et Design d’Exposition, disposent d’une visibilité claire sur les espaces disponibles, les réservations en cours et l’impact des différentes activités les unes sur les autres. Le poste nécessite d’anticiper de manière proactive les points de tension, d’aligner les échéanciers et de fournir des orientations claires concernant les conflits potentiels ou les contraintes.
 
Principales responsabilités Gestion du calendrier commercial
  • Diriger l’élaboration du calendrier des ventes et des expositions de Paris en partenariat avec les départements de spécialistes, les directeurs des ventes, les directeurs généraux, l’équipe des appels d’offres, les ventes privées et les collègues régionaux.
  • Gérer les délais de rotation et assurer la cohérence de la planification entre les galeries parisiennes et les différentes activités.
  • Communiquer les dates des ventes aux collègues internationaux et, le cas échéant, aux concurrents.
  • Piloter le processus annuel de planification des calendriers mondiaux des galeries en veillant à l’alignement entre les différentes régions.
  • Informer rapidement les homologues internationaux de tout changement et maintenir des canaux de communication efficaces afin d’éviter les conflits de calendrier.
  • Servir d’interlocuteur avec les responsables de la planification des autres grandes maisons afin de surveiller et d’atténuer les chevauchements de calendriers de ventes.

Planification des espaces

  • Agir comme principal point de contact pour l’attribution de tous les espaces à Paris, y compris les expositions, ventes privées, événements, visites et impacts liés aux travaux.
  • Collaborer avec le/la Responsable Logistique afin de garantir une attribution optimale des espaces.
  • Évaluer les demandes d’espace, identifier les conflits ou impacts en aval et recommander les affectations ou ajustements appropriés.
  • Assurer la visibilité de toutes les équipes concernant les contraintes du bâtiment, les fermetures ou les ajustements de calendrier.
  • Maintenir une compréhension en temps réel de l’activité du bâtiment, des ventes à venir, des grandes foires d’art et des événements mondiaux ayant un impact sur la planification.
  • Partager les mises à jour et les documents de planification avec les principales parties prenantes internes afin de garantir l’alignement.
  • Collaborer avec les équipes Logistique, le/la Responsable des Expositions et les Services Généraux afin d’améliorer les flux, la fonctionnalité des espaces et l’expérience des visiteurs.

Planification et exécution des expositions

  • Transformer les concepts de design d’exposition en plans opérationnels concrets, en coordination étroite avec l’équipe Design d’Exposition concernant les objectifs, matériaux, délais et contraintes.
  • Diriger les opérations d’installation et de démontage avec l’équipe de manutention des œuvres, en veillant au déplacement et au placement sûrs et efficaces de tous les biens.
  • Planifier et gérer les rotations de galeries, les ajustements d’éclairage ainsi que les travaux ou personnalisations nécessaires.
  • Travailler en partenariat avec les équipes Services Généraux, notamment Menuiserie, Électricité et Peinture, afin de garantir que tous les éléments construits, réparations et ajustements respectent les normes de conception et de sécurité.
  • Gérer les coûts des projets et veiller à ce que les dépenses respectent les budgets approuvés, tout en identifiant des opportunités d’économies dans les domaines des galeries et du design d’exposition.

Gestion des parties prenantes

  • Collaborer avec les équipes Événements, Services Généraux, Marketing et Logistique afin de communiquer l’impact des décisions de programmation sur les délais, la planification des ressources et l’état de préparation.
  • Anticiper les conflits de planification, les signaler rapidement et proposer des solutions répondant aux besoins de l’entreprise.
  • Travailler en étroite collaboration avec le/la Directeur(trice) des Opérations des Galeries afin d’assurer des délais suffisants pour les démontages, installations et réaménagements entre les expositions.
  • Collaborer avec le/la Responsable de l’Entrepôt et le/la Responsable des Expositions afin de planifier les transferts des biens entrant et sortant du bâtiment et de garantir que les contraintes logistiques sont intégrées au calendrier de programmation.
  • Évaluer les coûts prévisionnels associés aux rotations accélérées, obtenir les approbations budgétaires nécessaires et communiquer les impacts financiers à la direction.
  • Manager une équipe de trois personnes : Responsable des Expositions, Responsable Logistique et Technicien(ne) Registrar.

Leadership opérationnel

  • Diriger les équipes Opérations des Galeries et Opérations des Expositions en favorisant une culture d’accueil, de précision et de responsabilité.
  • Encadrer et développer les équipes de manutention des œuvres en garantissant des attentes claires, des pratiques sécuritaires et une communication efficace.
  • Mettre en œuvre la programmation élaborée par le/la Responsable de la Programmation des Galeries et Expositions, en veillant à ce que toutes les exigences soient traduites en plans d’action concrets.
  • Superviser les conditions quotidiennes des galeries afin de garantir que les espaces demeurent valorisants pour la marque, sécuritaires et conformes aux standards de design.
  • Veiller à ce que toutes les zones Back-of-House (BOH) restent propres, organisées et optimisées afin d’assurer une circulation efficace des biens et des conditions de travail sécuritaires.
  • Planifier les besoins en heures supplémentaires de l’équipe de manutention des biens et attribuer les tâches quotidiennes à l’équipe basée au Breuer, en veillant au respect du budget et en escaladant au VP lorsque les délais ou la compression des projets rendent les objectifs budgétaires irréalisables.

Préparation sur site et planification

  • Assurer une supervision continue de l’état de préparation des galeries avant, pendant et après les ventes.
  • Résoudre les défis liés aux installations avec créativité et diplomatie, en escaladant les problèmes lorsque nécessaire.
  • Organiser les réunions de lancement des expositions avec les départements de spécialistes et l’équipe Design d’Exposition afin d’établir un calendrier de planification structuré et réaliste.
  • Responsabiliser les équipes transverses quant au respect des échéances afin de garantir que les expositions restent sur la bonne voie et soient livrées selon des standards de qualité élevés et constants.

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS

  • 5 à 7 ans d’expérience pertinente dans les opérations de galerie, la planification d’expositions, les opérations de maisons de ventes, les opérations muséales ou un environnement comparable.
  • Solides compétences en gestion de projet et en planification.
  • Capacité démontrée à gérer et maintenir des calendriers, anticiper les contraintes et coordonner des délais serrés impliquant de multiples parties prenantes.
  • Expérience avérée de collaboration transversale.
  • Excellentes compétences en communication et en résolution de problèmes, avec la capacité de gérer les conflits de manière professionnelle et d’escalader les enjeux de façon appropriée.
  • Bonne compréhension de la planification spatiale, de la scénographie d’exposition, des flux de visiteurs et de la conception de l’expérience client.
  • Une formation issue d’une grande école de design ou d’architecture intérieure, telle que Penninghen, l’École Camondo ou un établissement équivalent, serait un atout.
  • Sensibilité aux enjeux financiers et aux ressources, notamment concernant les impacts des calendriers compressés sur les coûts et la main-d’œuvre.
  • Expérience en management d’équipe, incluant la supervision de collaborateurs directs et la coordination des flux de travail.
  • Grand souci du détail et standards élevés, avec un engagement envers l’excellence dans la présentation visuelle et l’expérience client.
  • Flexibilité pour travailler en soirée et les fins de semaine selon les besoins de l’activité.

 

Sotheby’s applique à tous ses recrutements un principe d'égalité des chances et considère tous les candidats à un emploi sans discrimination conformément aux dispositions du Code du Travail et aux valeurs de l’entreprise.

Create a Job Alert

Interested in building your career at Sotheby's France? Get future opportunities sent straight to your email.

Apply for this job

*

indicates a required field

Resume/CV*

Accepted file types: pdf, doc, docx, txt, rtf

Cover Letter

Accepted file types: pdf, doc, docx, txt, rtf

Have you previously worked/do you currently work for Sotheby's? *
Select...
Select...