Gallery & Exhibition Planning Manager, France

Key Responsibilities

Sales Calendar Ownership

• Lead development of the Paris sales and exhibition calendar in partnership with Specialist departments, Sales Directors, General Managers, Bids, Private Sales, and regional colleagues.
• Manage turnaround timelines and ensure schedule cohesion across Paris galleries and activities.
• Communicate sale dates to global colleagues and competitors where appropriate.
• Lead the annual planning process for worldwide gallery scheduling, ensuring alignment across regions.
• Notify global counterparts of changes promptly and maintain strong channels of communication to avoid conflicts.
• Serve as a liaison with scheduling counterparts at other major houses to monitor and mitigate sale calendar clashes.

Space Planning

• Serve as the primary point of contact for all Paris space allocation—including exhibitions, private sales, events, viewings, and construction impacts.
• Partner with Logistic manager to ensure proper space allocation.
• Assess space requests, identify conflicts or downstream impacts, and recommend appropriate allocations or adjustments.
• Provide visibility to all teams on building constraints, closures, or schedule adjustments.
• Maintain a real-time understanding of building activity, upcoming sales, major art fairs, and global events that impact scheduling.
• Share updates and planning documents with key internal stakeholders to ensure alignment.
• Partner with Logistics, Exhibition manager and Facilities to improve the space’s flow, functionality, and visitor experience..

Exhibition Planning & Execution

• Translate exhibition design concepts into executable plans, coordinating closely with Exhibition Design on intent, materials, timelines, and constraints.
• Lead installation and breakdown with the Art Handling team, ensuring safe, efficient movement and placement of all property.
• Plan and manage gallery turnovers, lighting adjustments and any required construction or customizations.
• Work in partnership with Facilities teams—including Carpentry, Electrical, and Painting—to ensure all built elements, repairs, and adjustments meet design and safety standards.
• Manage project costs and ensure expenditures align with approved budgets. Identifying ways of making savings across Gallery & Exhibition design.

Stakeholder Management

• Manage 3 people: Exhibition Manager, Logistics Manager, Technician Registrar.
• Partner with Events, Facilities, Marketing and Logistics to communicate how programming decisions impact timelines, labor planning, and readiness.
• Escalate scheduling conflicts early and propose solutions that meet business needs.
• Work in close partnership with the Director of Gallery Operations to ensure adequate turnaround time for deinstall, installation, and resets between exhibitions.
• Collaborate with the Head of Warehouse and Exhibition Manager to plan the transfer schedule for property moving in and out of the building and ensure that logistical constraints are incorporated into the programming calendar.
• Map projected costs associated with compressed turnovers, obtain necessary budget approvals, and communicate financial impacts to leadership.

Operational Leadership

• Lead the Gallery Operations and Exhibition Operations teams, fostering a culture of hospitality, precision, and accountability.
• Manage and develop Art Handlers, ensuring clear expectations, safe practices, and strong communication.
• Execute programming developed by the Gallery & Exhibition Programming Manager, ensuring all requirements are translated into actionable plans.
• Oversee day-to-day gallery conditions to ensure spaces remain visually brand-enhancing, safe, and aligned with design standards.
• Keep all Back-of-House (BOH) areas tidy, organized, and optimized for efficient property flow and safe working conditions.
• Plan overtime needs for the Property Handler team and assign daily tasks for the team based at the Breuer, ensuring alignment with budget—escalating to the VP when timelines or project compression make budgets unattainable.
  

On-Site Readiness & Scheduling

• Maintain constant oversight of gallery readiness during pre-sale, sale, and post-sale periods.
• Troubleshoot installation challenges creatively and diplomatically, escalating issues when necessary.
• Set up exhibition kick-off meetings with Specialist departments and Exhibition Design, establishing a clear runway and structured planning timeline.
• Hold cross-functional teams accountable to deadlines to ensure exhibitions remain on track and are delivered at a consistently high standard

Client Journey, Hospitality & Space Presentation

• Own the planning, presentation and upkeep of all ground floor display vitrines, ensuring they remain fully curated, visually compelling and aligned with the business, exhibition and commercial calendar at all times.
• Coordinate the vitrine programing across departments, managing schedules, content rotations and installations to ensure a dynamic and consistently premium presentation.
• Oversee the presentation and operational readiness of the First Floor client areas, including the Restaurant and Salon spaces, ensuring they are maintained to the highest standards at all times and provide an exceptional client experience.
• Act as the key liaison between Gallery Operations, Restaurant and Hospitality teams, coordinating activities, shared spaces and scheduling to ensure seamless day-to-day operations and a consistent level of excellence throughout the building.
• Ensure all client-facing areas, signage, wayfinding and displays are impeccably maintained, supporting a best-in-class visitor journey from arrival through departure.

Skills & Qualifications 

• 5-7 years of relevant experience in gallery operations, exhibition planning, auction house operations, museum operations, or a comparable environment.
• Strong project management and planning skills.
• Demonstrated ability to own and maintain schedules, anticipate constraints, and manage tight turnarounds across multiple stakeholders.
• Proven cross-functional partnership experience.
• Confident communicator and effective problem-solver, able to resolve conflicts professionally and escalate issues appropriately.
• Strong understanding of spatial planning, exhibition scenography, visitor flow, and client experience design.
• Education from a leading design or interior architecture school, such as Penninghen, École Camondo, or an equivalent institution, would be a plus.
• Financial and resource awareness, including understanding labor and cost impacts associated with compressed schedules.
• People management experience, including oversight of direct reports and coordination of team workflows.
• Detail-oriented with high standards, maintaining excellence in visual presentation and client experience.
• Flexibility to work evenings and weekends as required by business needs.
• Fluent in French and English.

DESCRIPTION DU POSTE

INTITULÉ DU POSTE : Responsable de la planification des galeries et des expositions, France

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE  : Responsable des expositions et de l’immobilier, France (Vice-Président)

APERÇU DU POSTE

Ce poste constitue le centre stratégique du calendrier commercial de la France, incluant la programmation des expositions et des ventes aux enchères, ainsi que les activations du bâtiment telles que les événements, les locations et l’attribution des espaces à Paris. Le poste comprend la supervision de toute la planification des espaces du bâtiment (salons, galeries, salles de lumière noire, quais de manutention et autres espaces partagés) et nécessite une coordination étroite afin d’anticiper et de gérer les impacts opérationnels. Dans un rôle fortement axé sur la gestion de projets et la communication, ce responsable veille à ce que toutes les parties prenantes, des départements de spécialistes aux équipes Événements, Partenariats, Services Généraux et Design d’Exposition, disposent d’une vision claire des espaces disponibles, réservés et des interactions entre les différentes activités. Le titulaire du poste anticipe de manière proactive les points de tension, aligne les calendriers et fournit des orientations claires sur les éventuels conflits ou contraintes. 

Principales responsabilités

Gestion du calendrier commercial

• Piloter l’élaboration du calendrier des ventes et des expositions de Paris en partenariat avec les départements de spécialistes, les Directeurs des Ventes, les Directeurs Généraux, les équipes Appels d’Offres, Ventes Privées et les collègues régionaux.
• Gérer les délais de rotation et assurer la cohérence de la planification entre les galeries parisiennes et les différentes activités.
• Communiquer les dates de vente aux collègues internationaux et, le cas échéant, aux concurrents.
• Piloter le processus annuel de planification mondiale des galeries afin d’assurer l’alignement entre les régions.
• Informer rapidement les homologues internationaux de tout changement et maintenir des canaux de communication solides afin d’éviter les conflits.
• Servir d’interlocuteur auprès des responsables de planification des autres grandes maisons afin de surveiller et limiter les chevauchements de calendriers de ventes.

Planification des espaces

• Être le principal point de contact pour l’attribution de tous les espaces à Paris, y compris les expositions, ventes privées, événements, visites et impacts liés aux travaux.
• Collaborer avec le Responsable Logistique afin d’assurer une répartition optimale des espaces.
• Évaluer les demandes d’espace, identifier les conflits ou impacts en aval et recommander les attributions ou ajustements appropriés.
• Assurer la visibilité auprès de toutes les équipes concernant les contraintes du bâtiment, les fermetures ou les ajustements de calendrier.
• Maintenir une connaissance en temps réel des activités du bâtiment, des ventes à venir, des principales foires d’art et des événements internationaux ayant un impact sur la planification.
• Partager les mises à jour et les documents de planification avec les principales parties prenantes internes afin de garantir l’alignement.
• Collaborer avec les équipes Logistique, le Responsable des Expositions et les Services Généraux afin d’améliorer la circulation, la fonctionnalité et l’expérience des visiteurs.

Planification et exécution des expositions

• Transformer les concepts de design d’exposition en plans opérationnels, en coordination étroite avec l’équipe Design d’Exposition concernant l’intention créative, les matériaux, les délais et les contraintes.
• Piloter les installations et démontages avec l’équipe de manutention des œuvres, en garantissant un déplacement et un positionnement sûrs et efficaces de toutes les œuvres et biens.
• Planifier et gérer les rotations de galeries, les ajustements d’éclairage ainsi que les travaux ou personnalisations nécessaires.
• Travailler en partenariat avec les équipes Services Généraux, notamment Menuiserie, Électricité et Peinture, afin de garantir que tous les éléments construits, réparations et ajustements répondent aux normes de design et de sécurité.
• Gérer les coûts des projets et veiller à ce que les dépenses restent conformes aux budgets approuvés, tout en identifiant des opportunités d’économies au sein des activités Galeries & Design d’Exposition.

Gestion des parties prenantes

• Manager une équipe de 3 personnes : Responsable des Expositions, Responsable Logistique et Technicien Registrariat.

• Collaborer avec les équipes Événements, Services Généraux, Marketing et Logistique afin de communiquer l’impact des décisions de programmation sur les délais, la planification des ressources et la préparation opérationnelle.
• Faire remonter rapidement les conflits de calendrier et proposer des solutions répondant aux besoins de l’entreprise.
• Travailler en étroite collaboration avec le Directeur des Opérations des Galeries afin de garantir des délais suffisants pour les démontages, installations et remises en état entre les expositions.
• Collaborer avec le Responsable des Entrepôts et le Responsable des Expositions pour planifier les transferts d’œuvres entrant et sortant du bâtiment et s’assurer que les contraintes logistiques sont intégrées au calendrier de programmation.
• Évaluer les coûts prévisionnels associés aux rotations accélérées, obtenir les approbations budgétaires nécessaires et communiquer les impacts financiers à la direction.

Leadership opérationnel

• Diriger les équipes Opérations des Galeries et Opérations des Expositions en favorisant une culture d’hospitalité, de précision et de responsabilité.
• Encadrer et développer les équipes de manutention des œuvres en garantissant des attentes claires, des pratiques sécurisées et une communication efficace.
• Exécuter la programmation élaborée par le Responsable de la Programmation des Galeries et Expositions en s’assurant que toutes les exigences sont traduites en plans d’action concrets.
• Superviser les conditions quotidiennes des galeries afin de garantir des espaces visuellement valorisants pour la marque, sûrs et conformes aux standards de design.
• Maintenir tous les espaces Back-of-House (BOH) propres, organisés et optimisés afin de favoriser une circulation efficace des œuvres et des conditions de travail sécurisées.
• Planifier les besoins en heures supplémentaires des équipes de manutention des œuvres et répartir les tâches quotidiennes de l’équipe basée au Breuer, en veillant au respect du budget et en alertant le Vice-Président lorsque les délais ou la compression des projets rendent les objectifs budgétaires inatteignables.

Préparation opérationnelle sur site et planification

• Assurer une supervision continue de l’état de préparation des galeries avant, pendant et après les ventes.
• Résoudre avec créativité et diplomatie les difficultés liées aux installations, en remontant les problèmes si nécessaire.
• Organiser les réunions de lancement des expositions avec les départements de spécialistes et l’équipe Design d’Exposition, en établissant un calendrier clair et structuré.
• Responsabiliser les équipes transversales quant au respect des échéances afin de garantir le bon déroulement des expositions et leur réalisation selon un niveau de qualité élevé et constant.

Parcours Client, Hospitalité et Présentation des Espaces

• Assurer la responsabilité de la planification, de la présentation et de l’entretien de l’ensemble des vitrines du rez-de-chaussée, en veillant à ce qu’elles soient toujours parfaitement scénographiées, attractives visuellement et alignées avec les calendriers commerciaux et d’exposition.
• Coordonner la programmation des vitrines entre les différents départements en gérant les calendriers, les rotations de contenu et les installations afin de garantir une présentation dynamique et haut de gamme.
• Superviser la présentation et la préparation opérationnelle des espaces clients du premier étage, y compris le Restaurant et les Salons, afin de garantir les plus hauts standards de qualité et une expérience client exceptionnelle.
• Servir de principal point de liaison entre les équipes Opérations des Galeries, Restaurant et Hospitalité, en coordonnant les activités, les espaces partagés et la planification pour assurer des opérations fluides et un niveau d’excellence constant dans tout le bâtiment.
• Veiller à ce que toutes les zones accueillant les clients, la signalétique, l’orientation et les présentoirs soient entretenus de manière irréprochable, favorisant ainsi une expérience visiteur de premier ordre, de l’arrivée au départ.

Compétences et qualifications

• 5 à 7 ans d’expérience pertinente dans les opérations de galerie, la planification d’expositions, les opérations de maison de ventes, les opérations muséales ou un environnement comparable.
• Excellentes compétences en gestion de projet et en planification.
• Capacité démontrée à gérer et maintenir des calendriers, anticiper les contraintes et coordonner des rotations rapides impliquant de multiples parties prenantes.
• Expérience avérée de collaboration transversale.
• Excellentes compétences en communication et en résolution de problèmes, avec la capacité de gérer les conflits de manière professionnelle et d’escalader les sujets de manière appropriée.
• Bonne compréhension de la planification spatiale, de la scénographie d’exposition, des flux visiteurs et de la conception de l’expérience client.
• Une formation au sein d’une école reconnue de design ou d’architecture intérieure, telle que Penninghen, l’École Camondo ou un établissement équivalent, constituerait un atout.
• Bonne compréhension des enjeux financiers et des ressources, notamment des impacts en matière de coûts et de main-d’œuvre liés aux calendriers compressés.
• Expérience en management d’équipe, incluant la supervision de collaborateurs directs et la coordination des flux de travail.
• Souci du détail et standards élevés, avec une attention constante à l’excellence de la présentation visuelle et à l’expérience client.
• Flexibilité pour travailler en soirée et le week-end selon les besoins de l’activité.
• Maîtrise courante du français et de l’anglais.