Administrative Assistant

Job description:

An Administrative Assistant at Teneo plays a critical role in supporting senior business leaders, and their Executive Assistants, ensuring seamless operations, and providing best-in-class service to support both the teams and individuals that they work with. With an initiative-taking mindset and strong organizational skills, the ideal candidate will thrive in a fast-paced environment, effectively managing multiple tasks and priorities with professionalism and discretion. They are responsible for providing a seamless foundation of administration that allows teams to function, as well as work closely with Executives and their Assistants to proactively support and anticipate their needs and understand their priorities.

The Administrative Assistant will oversee assigned projects or activities, coordinate daily schedules/calendars, prepare for meetings, and manage travel. The ideal candidate will function under tight deadlines in a fast-paced, highly demanding work environment while exhibiting excellent customer service and professionalism in all interactions. They will pre-empt issues or problems before they arise, collaborating closely with the Executive(s) and as a point person for when their Executive(s) is unavailable. Administrative Assistants are also responsible for building relationships with counterparts at client organization and across the Teneo network.

 

Responsibilities:

• Provide support to the New York Executive Assistants and their executives, including ad hoc tasks and coverage during annual leave or sick absences
• Proactively manage Executives’ calendars, prioritizing correspondence, managing communications between them and executives, employees, and external contacts
• Coordinate internal and external meetings, including project meetings, and ensure necessary logistics are arranged, across time zones if necessary
• Provide direct support to senior executive(s), assisting with client interactions, team coordination, and administrative tasks to ensure timely project delivery
• Anticipate upcoming events and meetings, preparing executives with necessary materials and maintaining a long-term perspective on organization goals
• Serve as a point of contact for senior executives and the support team, handling communications and interactions with utmost professionalism and confidentiality
• Assist with travel arrangements, considering executives’ priorities and managing complex itineraries efficiently
• Undertake additional administrative responsibilities such as filing, document management, maintaining records, and reconciling travel & expense reports, invoices, etc.
• Manage operational aspects of executives’ roles, including project setup and proposal preparation
• Maintain confidentiality and business-sensitive information with discretion
• Embrace agile working practices and support team members during absences or busy periods
• Lead by example, fostering teamwork, collaboration, and a positive office environment
• Foster positive relationships with counterparts at client offices and build knowledge of key clients
• Manage miscellaneous personal requests
• Support executives beyond traditional working hours and during travel or international assignments

 

Qualifications:

• Minimum 2 years' experience in a corporate environment providing support for senior-level executives
• Excellent written and oral communication skills are necessary
• Proficiency in Microsoft Office, including Word, Excel, and PowerPoint
• Ability to anticipate needs and proactively address potential issues with sound judgment and discretion
• Meticulous commitment to delivering high-quality, client ready work
• Ability to adapt to changing priorities and thrive in a fast-paced environment
• Commitment to learning and professional development
• Experience using Robin, Concur, MS Teams and NetSuite, a plus

 

What can we offer you?

 New joiners are supported by an induction programme.  As well as this we offer a whole host of benefits and reward including:

• Competitive salary (dependant on experience)
• Flexible working and time off policy
• Discretionary bonus
• Annual salary review
• 100% employer paid healthcare
• Pension (competitive company contribution)
• Extensive investment in personal development & learning
• Enhanced maternity and paternity leave (depending on length of service)
• Group income protection
• Life assurance
• $100 per month gym reimbursement

 

About Us:

Teneo is the global CEO advisory firm. We partner with our clients globally to do great things for a better future.

Drawing upon our global team and expansive network of senior advisors, we provide advisory services across our five business segments on a stand-alone or fully integrated basis to help our clients solve complex business challenges. Our clients include a significant number of the Fortune 100 and FTSE 100, as well as other corporations, financial institutions, and organizations.

Our full range of advisory services includes strategic communications, investor relations, financial transactions and restructuring, management consulting, physical and cyber risk, organizational design, board and executive search, geopolitics and government affairs, corporate governance, and ESG.

The firm has more than 1,600 employees located in 40 offices around the world.

 

 

 

Description du poste:

L’assistant administratif chez Teneo joue un rôle essentiel en soutenant les dirigeants et leurs assistants de direction, en garantissant la fluidité des opérations et en offrant un service de premier ordre aux équipes et aux collaborateurs. Doté(e) d’un esprit d’initiative et d’un sens aigu de l’organisation, le/la candidat(e) idéal(e) s’épanouira dans un environnement dynamique, gérant efficacement de multiples tâches et priorités avec professionnalisme et discrétion. Il/Elle assurera une gestion administrative fluide et efficace pour le bon fonctionnement des équipes, et travaillera en étroite collaboration avec les dirigeants et leurs assistants afin de les accompagner et d’anticiper leurs besoins de manière proactive et de comprendre leurs priorités.

L’assistant(e) administratif(ve) supervisera les projets ou activités qui lui sont confiés, coordonnera les plannings quotidiens, préparera les réunions et gérera les déplacements. Le/La candidat(e) idéal(e) travaillera dans des délais serrés, dans un environnement de travail dynamique et exigeant, tout en faisant preuve d’un excellent service client et d’un professionnalisme irréprochable dans toutes ses interactions. Il/Elle anticipera les problèmes avant qu’ils ne surviennent, en collaborant étroitement avec les dirigeants et en étant l’interlocuteur privilégié en cas d’indisponibilité de ces derniers. Les assistants administratifs sont également chargés d'établir des relations avec leurs homologues au sein de l'organisation cliente et à travers le réseau Teneo.

 

Responsabilités:

• Soutenir les assistants de direction de New York et leurs cadres, notamment pour des tâches ponctuelles et des remplacements pendant les congés annuels ou les absences maladie.
• Gérer proactivement les agendas des cadres, prioriser la correspondance et gérer les communications entre eux et les cadres, les employés et les contacts externes.
• Coordonner les réunions internes et externes, y compris les réunions de projet, et assurer la logistique nécessaire, sur plusieurs fuseaux horaires si nécessaire.
• Fournir un soutien direct aux cadres supérieurs, en les aidant dans les interactions avec les clients, la coordination des équipes et les tâches administratives afin de garantir la livraison des projets dans les délais.
• Anticiper les événements et les réunions à venir, préparer les cadres avec les documents nécessaires et maintenir une perspective à long terme sur les objectifs de l’organisation.
• Servir de point de contact pour les cadres supérieurs et l’équipe de soutien, en gérant les communications et les interactions avec le plus grand professionnalisme et la plus grande confidentialité.
• Participer à l'organisation des voyages, en tenant compte des priorités des cadres et en gérant efficacement les itinéraires complexes.
• Assumer des responsabilités administratives supplémentaires telles que le classement, la gestion des documents, la tenue des dossiers et le rapprochement des notes de frais et des notes de frais, des factures, etc.
• Gérer les aspects opérationnels des fonctions des cadres, notamment la mise en place de projets et la préparation des propositions.
• Préserver la confidentialité et les informations sensibles de l'entreprise avec discrétion.
• Adopter des pratiques de travail agiles et soutenir les membres de l'équipe en cas d'absence ou de forte activité.
• Montrer l'exemple en favorisant le travail d'équipe, la collaboration et un environnement de travail positif.
• Entretenir des relations positives avec les homologues des bureaux des clients et développer la connaissance des clients clés.
• Gérer diverses demandes personnelles.
• Soutenir les cadres en dehors des heures de travail traditionnelles et lors de déplacements ou de missions internationales.

 

Qualifications:

• Minimum 2 ans d’expérience en entreprise, en soutien aux cadres supérieurs
• Excellentes compétences en communication écrite et orale requises
• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint
• Capacité à anticiper les besoins et à gérer proactivement les éventuels problèmes avec discernement et discrétion
• Engagement rigoureux envers la fourniture d’un travail de qualité, prêt à l’emploi
• Capacité à s’adapter à l’évolution des priorités et à s’épanouir dans un environnement dynamique
• Engagement envers l’apprentissage et le développement professionnel
• Expérience avec Robin, Concur, MS Teams et NetSuite, un atout

 

Que pouvons-nous vous offrir?

• Les nouveaux arrivants bénéficient d'un programme d'intégration. Nous offrons également de nombreux avantages et récompenses, notamment :
• Salaire compétitif (selon l'expérience)
• Flexibilité des horaires de travail et des congés
• Prime discrétionnaire
• Révision salariale annuelle
• Assurance maladie entièrement prise en charge par l'employeur
• Retraite (cotisations d'entreprise compétitives)
• Investissement important dans le développement personnel et la formation
• Congés maternité et paternité améliorés (selon l'ancienneté)
• Protection du revenu collective
• Assurance vie
• Remboursement de 100 $ par mois pour les frais de salle de sport

 

À propos de nous :

Teneo est un cabinet international de conseil aux dirigeants. Nous collaborons avec nos clients du monde entier pour accomplir de grandes choses et bâtir un avenir meilleur.

Forts de notre équipe internationale et de notre vaste réseau de conseillers seniors, nous proposons des services de conseil dans nos cinq secteurs d'activité, de manière autonome ou intégrée, afin d'aider nos clients à relever des défis commerciaux complexes. Parmi nos clients figurent un nombre important d'entreprises du Fortune 100 et du FTSE 100, ainsi que d'autres entreprises, institutions financières et organisations.

Notre gamme complète de services de conseil comprend la communication stratégique, les relations investisseurs, les transactions financières et la restructuration, le conseil en management, les risques physiques et cybernétiques, la conception organisationnelle, la recherche de dirigeants et de conseils d'administration, la géopolitique et les affaires gouvernementales, la gouvernance d'entreprise, les critères ESG et la DE&I.

Le cabinet compte plus de 1 600 collaborateurs répartis dans 40 bureaux à travers le monde.