Operations Coordinator

Titre du poste : Operations Coordinator

Rapporte à : Managing Partner

Description :
Nous recherchons un(e) Operations Coordinator dynamique et axé(e) sur le détail pour soutenir nos équipes de services clients et de direction dans un environnement à haut volume et à rythme rapide. Le rôle consiste à fournir une large gamme de soutien administratif à l'organisation. Le/la coordonnateur des opérations sera responsable de diverses tâches, y compris la gestion des appels et des réunions, la création et la distribution de documents, ainsi que la coordination des communications internes et externes. Cette personne devra être autonome, bien organisée, flexible et capable de travailler efficacement au sein d'une équipe tout en gérant plusieurs priorités simultanément.

Responsabilités principales :

Soutien aux Services Clients :

• Création d'annonces de recrutement externes
• Coordination des appels entre candidats et gestionnaires clients
• Fournir des retours aux candidats
• Travailler avec les clients pour élaborer et distribuer des lettres d'engagement
• Coordination des entretiens entre le client et le candidat, en s'assurant que tous les détails sont confirmés
• Assurer que tous les documents de placement sont remplis et fournis par les clients

Soutien aux Équipes de Ventes et à la Direction :
 

• Fournir un soutien administratif au directeur des ventes et aux responsables de comptes clients, incluant la gestion de l’agenda, la coordination des réunions et les suivis nécessaires
• Maintien des systèmes clients tels que les outils VMS (Fieldglass, Beeline) et les CRM (Salesforce), en assurant l'exactitude des données et des mises à jour dans les délais
• Aider à la création et personnalisation de présentations commerciales et propositions, en garantissant une sortie de qualité, conforme à l'image de marque
• Assister dans la gestion des événements internes et externes (réunions, séminaires, événements de reconnaissance des clients)
• Participation aux RFP (Demandes de Proposition) : Aider à la préparation des propositions commerciales, en coordonnant la collecte d’informations nécessaires, en veillant à ce que les réponses soient soumises dans les délais et en assurant la conformité aux attentes des clients

Gestion des Fournitures de Bureau :

• S’assurer que les fournitures du bureau sont bien gérées, en effectuant l'inventaire et en commandant les produits nécessaires pour le bon fonctionnement quotidien de l’équipe
• Gérer les stocks et les commandes de fournitures pour maintenir un environnement de travail bien approvisionné et efficace

Tâches Administratives Générales :

• Vérifier le téléchargement des documents dans notre CRM, mettre à jour les tableaux de placements et envoyer aux associés pour mise à jour
• Coordonner la publication des descriptions de postes sur notre site carrière avec les équipes d'aquisition de talents à l'interne 

Autres responsabilités :

• Identifier des opportunités pour optimiser les flux de travail des ventes et améliorer la coordination interne
• Effectuer d'autres tâches administratives à la demande de l’équipe, incluant les managers, les associés et autres professionnels administratifs

Qualifications :

• 2-4 ans d’expérience dans un rôle de coordination, services clients, ou soutien exécutif dans une entreprise de conseil, de services professionnels, ou technologique
• Maîtrise de Microsoft Office (en particulier PowerPoint et Excel); connaissance de Salesforce, des plateformes VMS ou des outils marketing (Canva, HubSpot) est un atout
• Bilingue (français et anglais) avec de solides compétences en communication écrite et orale
• Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement à forte pression
• Capacité à travailler avec des dirigeants seniors et à gérer des responsabilités orientées client
• Esprit proactif et collaboratif, avec une approche axée sur le travail d'équipe

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