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Operaciones de Oficina y Workplace (Contratista Independiente)

Medellin

Ubicación: Medellín, Colombia

Tipo de Vinculación: Contratista Independiente – Contrato de Prestación de Servicios

Dedicación: Medio tiempo, hasta 24 horas semanales (lunes a jueves, estimado)

Presencia Presencial: Soporte presencial en la oficina de Medellín hasta 4 días por semana, según lo requiera el alcance de los servicios acordados

Duración del Contrato: 12 meses, con posibilidad de extensión según las necesidades del negocio y acuerdo entre las partes

Punto de Contacto Principal: Equipo de People

 

Sobre la Vinculación

Esta es una vinculación por prestación de servicios, y no constituye una relación laboral bajo la legislación laboral colombiana. El/la consultor(a) prestará servicios de operaciones de oficina, soporte administrativo y workplace, dentro de un alcance claramente definido, manteniendo autonomía sobre la forma de ejecución de los servicios, sin exclusividad, y conservando la posibilidad de prestar servicios a otros clientes. Este contrato no genera subordinación, ni derechos laborales, ni beneficios propios de un contrato de trabajo.

 

Alcance de los Servicios

1. Operaciones de Oficina y Gestión de Inventarios

Gestionar y organizar el inventario de la oficina y la cocina, incluyendo suministros, víveres, snacks y estación de café.Coordinar pedidos semanales de víveres y solicitudes puntuales de insumos.Coordinar con la administración del edificio y proveedores externos aprobados (aseo, mantenimiento, reparaciones, catering) para asegurar la calidad del servicio y la resolución oportuna de incidencias.Supervisar las condiciones generales de la oficina e identificar de manera proactiva necesidades operativas.Brindar soporte básico para el correcto funcionamiento de equipos de salas de reuniones y dashboards de oficina.

  • Control y gestión de parqueaderos disponibles, garantizando la rotación adecuada.
  • Garantizar y gestionar la aplicación del manual de normas de la oficina, tener las señalizaciones correspondientes. 

 

2. Soporte Administrativo y Logístico

Recibir, organizar y custodiar de forma segura la correspondencia física en la oficina de Medellín.Digitalizar y compartir correspondencia, facturas o notificaciones con los equipos internos a través de los canales de comunicación aprobados.Coordinar el envío físico de documentos cuando sea necesario, siguiendo los lineamientos internos.Organizar y distribuir activos relacionados con la oficina (por ejemplo, kits de bienvenida, tarjetas de acceso, equipos).Recopilar, organizar y presentar facturas y soportes relacionados con la oficina para su aprobación interna y procesamiento de pagos.Coordinar actividades diarias con proveedores previamente aprobados, siguiendo la orientación de los equipos internos de Operaciones, Finanzas y Legal.Supervisar la correcta ejecución de los servicios contratados (aseo, servicios del edificio, etc.) y reportar incidencias u oportunidades de mejora al responsable interno designado.Gestionar el envío y recepción de correspondencia corporativa y entregas mediante FedEx, DHL u otros servicios de mensajería cuando sea requerido.

Limitaciones de Autoridad: El/la consultor(a) no estará autorizado(a) para firmar, renegociar, modificar o terminar contratos en nombre de la compañía.

3. Soporte en Eventos y Experiencia de Oficina

Coordinar y apoyar iniciativas presenciales como Office Weeks, encuentros de equipo y eventos internos, una vez aprobados.Investigar opciones de hoteles y sedes locales, recopilar cotizaciones y negociar tarifas corporativas para revisión interna.Coordinar reservas únicamente después de contar con aprobación interna.Actuar como soporte logístico presencial para eventos, visitas y reuniones aprobadas.Coordinar la logística para ejecutivos y miembros del equipo visitantes (transporte, acceso a oficina, reservas).Evaluar de manera continua la experiencia en la oficina y proponer mejoras para optimizar el uso del espacio, los servicios y las iniciativas de workplace.

Requisitos

Idiomas

Español profesional (requerido)

Inglés intermediario 

Portugués es un plus

Experiencia

Experiencia comprobada prestando servicios de operaciones de oficina, soporte administrativo o workplace (por ejemplo, Office Manager, Asistente Administrativo(a), Operaciones de Workplace).

Disponibilidad

Disponibilidad lunes - jueves. Flexibilidad para extender horas de manera ocasional en eventos aprobados o necesidades operativas urgentes, dentro del alcance acordado.

Habilidades y Competencias

Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo

Capacidad para coordinar múltiples proveedores y servicios

Alto nivel de atención al detalle

Habilidades sólidas de comunicación y coordinación con distintos stakeholders

Capacidad para recopilar requerimientos de diferentes equipos y convertirlos en tareas claras y priorizadas

Enfoque proactivo y orientado a la solución de problemas

Compensación

Honorarios Mensuales: COP 5,000,000 – 6,000,000 (La compensación final dependerá del alcance, disponibilidad y experiencia).

Los pagos se realizarán contra presentación de factura o cuenta de cobro, según corresponda, de acuerdo con los términos definidos en el contrato de prestación de servicios.

 

Notas Importantes

Esta es una vinculación bajo Contrato de Prestación de Servicios, no un contrato laboral. El/la contratista es responsable de sus impuestos, aportes a seguridad social, seguros y demás obligaciones legales como trabajador(a) independiente en Colombia. No existe exclusividad; el/la consultor(a) puede prestar servicios a otros clientes. Un contrato formal de prestación de servicios definirá el alcance, entregables, condiciones de pago, confidencialidad, protección de datos y propiedad intelectual. Esta oportunidad está dirigida únicamente a personas ubicadas en Medellín, Colombia, con autorización legal para prestar servicios de manera independiente en el país.No se aceptan postulaciones de agencias ni se asumen costos por hojas de vida enviadas sin solicitud previa.

 
 

About VTEX

VTEX (NYSE: VTEX) is the composable and complete commerce platform that delivers more efficiency and less maintenance to organizations seeking to make smarter IT investments and modernize their tech stack. Through our pragmatic composability approach, we empower brands, distributors, and retailers with unparalleled flexibility and comprehensive solutions, enabling them to invest solely in what provides a clear business advantage and boosts profitability. VTEX is trusted by 2.400 global B2C and B2B customers, including Carrefour, Colgate, Motorola, Sony, Stanley Black & Decker, and Whirlpool, having 3.400 active online stores across 43 countries (as of FY ended on December 31, 2024).
Founded in the year 2000, VTEX has a history of being unstoppable. Completely against the odds, VTEX is leading a high-tech industry and positioned above market giants. We are building an extraordinary future with more than 1,300 employees scattered across 25 locations in 16 countries in Latin America, North America, Europe, and Asia. For more information, visit www.vtex.com.
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