Adjointe ou adjoint de direction, Stratégie de marque
Lieu : Vancouver (Colombie-Britannique)
Service : Stratégie de marque
Type d’emploi : Temps plein/Hybride/À durée déterminée (contrat de trois ans)
Exigences linguistiques : Anglais, essentiel
Date de fin d’affichage : 16 février 2025
À propos de Destination Canada
Le tourisme est au cœur des communautés vivant aux quatre coins du pays. À Destination Canada, nous souhaitons que l’industrie du tourisme soit source de prospérité et de bien-être pour le Canada dans son ensemble et enrichisse la vie des invités. Notre mission est d’influencer l’offre et de stimuler la demande dans l’intérêt de la population, des communautés et des visiteurs, le tout grâce à de la recherche d’avant-garde, à un alignement sur les secteurs public et privé et à un marketing du Canada réalisé au pays et à l’étranger. Nous cherchons des esprits inventifs ayant une curiosité intellectuelle et un profond désir de faire croître l’industrie touristique canadienne, en renforçant la vitalité socioculturelle, environnementale et économique qu’apporte le tourisme au Canada.
À propos du poste
Nous sommes à la recherche d’une adjointe ou d’un adjoint de direction, Stratégie de marque, pour fournir un soutien administratif, opérationnel et exécutif à la directrice exécutive ou au directeur exécutif, Stratégie de marque de Destination Canada. Ce rôle englobe diverses responsabilités, notamment la gestion du calendrier, la coordination des voyages et des événements, l’administration financière, les communications, et plus encore. La personne titulaire du poste doit également soutenir les projets de la direction exécutive et de l’équipe de la Stratégie de marque. Dans le cadre de ses fonctions, elle doit agir à titre de personne-ressource pour les questions administratives, résoudre les problèmes avec discernement et de façon proactive, et favoriser un environnement opérationnel méthodique et efficace pour la direction exécutive et l’équipe. Vous avez de solides compétences organisationnelles, un don pour la résolution de problèmes, et vous aimez aider les autres à atteindre leurs objectifs? Envoyez-nous votre candidature!
Remarque : Même si la présente offre d’emploi vise à pourvoir le poste d’adjointe ou d’adjoint de direction, Stratégie de marque, les candidatures reçues peuvent également être prises en considération pour d’autres possibilités d’emploi à titre d’adjointe ou d’adjoint de direction.
Principales responsabilités
Soutien administratif
- Préparer, réviser et faire la lecture d’épreuve de documents, de rapports, de présentations et de comptes-rendus, et rédiger des procès-verbaux de réunions, si nécessaire.
- Gérer les tâches administratives liées aux fournisseurs de services (cartes de crédit, préparatifs de voyage, fournitures de bureau, boissons, téléconférences, etc.). S’assurer que ces produits et services sont toujours disponibles et qu’ils respectent les politiques et procédures établies.
- Assurer la coordination et l’administration des contrats, y compris le suivi, l’acheminement des documents pour approbation, et la gestion de la signature des contrats et des accords de partenariat.
- Aider les unités opérationnelles en matière de coordination des contrats, d’énoncés de travail, de gestion du rendement des fournisseurs et de suivi des dépenses avec les fournisseurs.
Soutien financier
- Gérer les tâches financières quotidiennes, y compris le traitement et la gestion des factures et des dépenses et l’examen des relevés mensuels du Grand Livre, tout en respectant les politiques financières et d’approvisionnement.
- Surveiller les activités financières et en rendre compte, tout en assurant le respect des directives et des normes établies.
- Préparer les rapports budgétaires et financiers, y compris les rapports sur les écarts et les prévisions, et fournir des conseils et des recommandations pour les postes budgétaires
Gestion de l’information
- Compiler et gérer la mise à jour et le stockage de la documentation importante pour la direction exécutive et l’unité opérationnelle.
- Protéger les renseignements de nature délicate et assurer la confidentialité des informations.
Coordination des voyages et des événements
- Assurer l’organisation, la coordination et la logistique de réunions et d’événements pour la direction exécutive et l’unité opérationnelle.
- Coordonner et gérer les préparatifs de voyage, les réservations et les frais de déplacement pour la direction exécutive.
- Préparer des itinéraires et des ordres du jour détaillés.
Gestion du calendrier et préparation des réunions
- Organiser des conférences téléphoniques et des réunions pour la direction exécutive.
- Préparer et distribuer les documents de réunion, y compris, mais sans s’y limiter, les ordres du jour, la documentation et les procès-verbaux
- gérer l’agenda de la directrice exécutive ou du directeur exécutif, notamment organiser des réunions privées, confidentielles ou de nature sensible.
- Se tenir au courant des priorités, assurer le suivi des tâches et des échéances, anticiper les besoins de la direction exécutive et prendre des décisions pour établir l’ordre de priorité des réunions.
Communications
- Assurer la liaison entre la directrice exécutive ou le directeur exécutif, l’unité opérationnelle et les parties prenantes internes et externes.
- Gérer la circulation de l’information et le contrôle de la qualité des documents (présentations, documents, notes de réunion, comptes-rendus). Réviser les documents et vérifier le niveau de langue, le style et la grammaire.
- Répondre aux questions et aux demandes, ou les transmettre aux personnes concernées, hiérarchiser les problèmes et veiller à ce qu’ils soient traités en conséquence.
Soutien des projets
- Aider la directrice exécutive ou le directeur exécutif à gérer les projets en cours au sein de l’unité opérationnelle pour respecter les délais, tout en traitant les demandes administratives ponctuelles, au besoin.
- Planifier les réunions, gérer la logistique et faciliter la préparation de présentations ou de rapports sur les projets.
- Assurer la liaison avec les parties prenantes pour répondre aux préoccupations soulevées au cours des projets.
Autres fonctions
- S’acquitter d’autres tâches connexes.
- Fournir du soutien à d’autres adjointes et adjoints de direction, chevronnés ou non, s’il y a lieu.
Prérequis
- Études postsecondaires en administration ou dans un domaine connexe terminées avec succès, ou combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience.
- Au moins trois ans d’expérience à des postes de soutien administratif.
- Expérience à titre d’adjointe ou d’adjoint de direction ou à un poste similaire.
- Connaissance approfondie des pratiques et procédures administratives (p. ex. traitement des factures, suivi du budget, gestion des contrats, demandes de remboursement des dépenses, préparatifs de voyage, gestion d’un calendrier, organisation de réunions, préparation de procès-verbaux, classement et gestion de documents).
- Connaissance des pratiques et techniques de soutien à la direction.
- Excellentes compétences multitâches, organisationnelles et de priorisation.
- Souci du détail et minutie.
- Capacité à développer une solide compréhension des priorités et des exigences de la directrice exécutive ou du directeur exécutif.
- Être en mesure de comprendre les activités de l’unité opérationnelle et le contexte organisationnel.
- Capacité à préparer et à modifier des documents, des rapports, des présentations et des comptes-rendus.
- Capacité à maintenir la confidentialité et à protéger les renseignements personnels et sensibles.
- Solides compétences en résolution de problèmes.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite. Capacité à transmettre clairement l’information et à répondre aux questions, tout en assurant efficacement la liaison entre plusieurs parties prenantes.
- Bonnes compétences en matière de relations interpersonnelles et de réseautage.
- Maîtrise de la suite MS Office, des outils de réunion virtuelle et des outils de collaboration.
Atouts
- Connaissance de l’industrie du tourisme.
Rémunération
Échelle salariale : 58 328 $ à 72 910 $
Le salaire de base offert à l’intérieur de cette fourchette est déterminé en fonction de nombreux facteurs comme les compétences liées à l’emploi ainsi que l’éducation et l’expérience pertinentes au poste. Veuillez noter que le salaire des personnes nouvellement à l’emploi à DC se situe généralement dans la moitié inférieure de la fourchette afin de favoriser l’équité interne et d’assurer une fenêtre de croissance aux personnes qui grandissent et excellent dans leurs rôles. La fourchette ci-dessus ne tient compte que du salaire de base et n’inclut pas le programme de rémunération au rendement et les avantages sociaux que nous offrons.
Autres composantes de la rémunération globale :
- Assurance-maladie complémentaire et assurance-soins dentaires
- Minimum de trois semaines de congés cumulés en plus d’autres congés payés
- Programme d’aide au personnel (PAE)
- Régime de retraite à cotisations déterminées
- Prestations complémentaires généreuses pour les nouveaux parents
- Options de travail flexible comme la semaine comprimée et le modèle hybride
- Soutien à la croissance professionnelle (occasions d’apprentissage et de perfectionnement, mentorat, etc.)
À savoir
- Il s’agit d’un poste hybride qui exige de travailler au moins deux ou trois jours par semaine sur site. Veuillez noter que cette formule est sous réserve de modification.
- Ce poste est un contrat de trois ans avec une date de fin déterminée.
- Il s’agit d’un emploi syndiqué.
- Même si la présente offre d’emploi vise à pourvoir le poste d’adjointe ou d’adjoint de direction, Stratégie de marque, les candidatures reçues peuvent également être prises en considération pour d’autres possibilités d’emploi à titre d’adjointe ou d’adjoint de direction.
Nous croyons que la diversité est la première richesse du Canada et que c’est ce qui touche le plus les voyageurs. C’est pourquoi nous défendons les principes d’inclusion, que ce soit avec notre personnel, sur notre lieu de travail ou dans nos interactions avec nos partenaires et avec les voyageurs. Destination Canada souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à refléter la diversité du Canada par ses pratiques d’équité et d’accessibilité en matière de recrutement et d’emploi. Toute personne répondant aux attentes du poste verra sa candidature prise en considération. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à toute étape du processus d’embauche, veuillez écrire à accessibility@destinationcanada.com.
Nous savons que postuler un nouvel emploi peut être une étape à la fois motivante et intimidante et nous vous remercions sincèrement d’avoir pris le temps et la peine de soumettre votre candidature. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec les personnes retenues pour l’étape suivante.
Reconnaissance de la Politique sur la vie privée
Les renseignements personnels liés à votre candidature sont recueillis conformément à la Loi sur la Commission canadienne du tourisme et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements serviront à évaluer votre candidature et au maintien d’un registre de candidatures potentielles pour des possibilités d’emploi et des besoins de dotation, conformément aux fichiers de renseignements personnels de Destination Canada (POU 911 et POE 902). Les renseignements seront conservés pour une période minimale de deux ans.
En soumettant votre candidature, vous reconnaissez et acceptez notre Politique sur la vie privée.
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