Asistente de Administración y de Compras

 

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR A

ASISTENTE ADMINISTRACIÓN Y DE COMPRAS

 DATOS GENERALES

Sede de Trabajo:	Bogotá  Con Alcance de Operación Nacional
Mes de inicio:	1 de Octubre de 2024
Plazas Disponibles:	Una (1)
Reportará a:	Administración Goal Colombia
Unidad a la que pertenecerá:	Sistemas

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROGRAMA:

GOAL inició sus operaciones en Latinoamérica y el Caribe en 1998, cuando la organización respondió a la devastación causada por el huracán Mitch, que dejó a más de 10,000 muertos o desaparecidos, desplazó a cientos de miles y retrasó décadas el desarrollo económico en la subregión. Durante los años subsiguientes, GOAL implementó un gran programa de rescate y recuperación de emergencia centrado principalmente en Honduras, que fue el país más afectado por el desastre. Luego de este esfuerzo de ayuda, GOAL estableció una base regional en Tegucigalpa, Honduras, desde donde comenzó a desarrollar un programa más amplio en la región LAC (Latinoamérica y el Caribe) para responder a las necesidades humanitarias de esta región propensa a desastres y para abordar la causa principal de la vulnerabilidad y pobreza relacionada con altos niveles de exclusión social y desigualdad.

En la actualidad, GOAL emplea a casi 200 personas en la región de LAC y realiza operaciones en Honduras, Haití, Guatemala, El Salvador y la República Dominicana con nuevas intervenciones que deben comenzar en Paraguay, Uruguay y Perú en 2019. También en 2019, GOAL inició acciones de respuesta a la crisis migratoria venezolana en Colombia, a través de transferencias monetarias a las personas más vulnerables seleccionadas. Es en este marco en el que se encuadra el proyecto de sensibilización Barrios Resilientes en Colombia, financiado por el Departamento de Asistencia Humanitaria de USAID.  El proyecto se implementará en todos los barrios en cuatro regiones: La Guajira, Norte de Santander, Municipio de Bucaramanga en Santander, y Municipio de Barranquilla en Atlántico. En los contextos urbanos de Barranquilla y Bucaramanga que han experimentado una rápida expansión como resultado de la crisis migratoria venezolana, GOAL implementará el enfoque Barrio Resiliente que tiene como objetivo: Reducir el riesgo de desastres urbanos fortaleciendo las capacidades del gobierno local y de la comunidad para los desastres y la reducción de riesgos.

El enfoque fue desarrollado por GOAL en Honduras, donde resultó en una reducción del riesgo de desastres en áreas urbanas. Se adaptará al contexto de Colombia en colaboración con actores municipales clave y se puso a prueba en cinco barrios priorizados propensos a inundaciones y deslizamientos de tierra y otros peligros. . GOAL fomentará el conocimiento y la capacidad de los actores clave que potencialmente podrían ampliar el enfoque en otros lugares en el futuro. En Bucaramanga, La Guajira y Norte de Santander, GOAL implementarán la restauración de los medios de vida y nuevos medios de vida actividades de desarrollo entre los migrantes, los repatriados y la comunidad de acogida, con un enfoque clave en las mujeres.

El apoyo se dirigirá a las personas, incluidos los miembros de asociaciones de mujeres o migrantes, micro y pequeñas empresas establecidas y nuevas empresas comerciales, en forma de coaching, capacitación, asistencia técnica y la provisión de capital semilla en especie y en efectivo para aumentar la producción y ingresos. Se estima que 6803 personas se beneficiarán directamente el proyecto.

OBJETIVO DE LA POSICIÓN:

• El cargo de Asistente Administrativo y de Compras tiene como objetivo apoyar la gestión administrativa en el desarrollo de los proyectos y programas asignados a su cargo, bajo el enfoque de optimizar la ejecución de los recursos a través de la realización de funciones relacionadas con la gestión documental, administración, compras y logística establecidas por GOAL.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

1. Brindará apoyo, ejecución y seguimiento en procesos de compras, según los procedimientos ya establecidos por GOAL, y de acuerdo con el requerimiento de los proyectos que estén en ejecución, lo cual comprende:

• Recepción, seguimiento y monitoreo de solicitudes de compra.
• Realizar procesos de cotizaciones y proporcionar un análisis de estas.
• Seguimiento a la recepción de compras solicitadas.
• Apoyo en el proceso de pagos a proveedores.

1. Seguimiento general por la prestación de servicios en transporte y seguridad en caso de ser requeridos.
2. Apoyo en el seguimiento de las compras solicitadas por el personal de los diferentes proyectos en ejecución.
3. Apoyo manejo y control de inventarios y almacén.
4. Apoyo a la Administración en la gestión documental y correspondencia en general.
5. Apoyo en solicitudes de recepción de bienes o servicios cuando sea necesario.
6. Mantener actualizado el catálogo de proveedores, según formatos ya establecidos
7. Mantener actualizado los diferentes informes base de los KPI de la organización.
8. Apoyo a la Administración en la emisión de reportes de estatus de compras periódicamente.
9. Apoyo en control de activos propiedad de GOAL.
10. Apoyo en solicitud y organización viajes nacionales e Internacionales para los Colaboradores y socios de GOAL.
11. Apoyo con la implementación de medidas de seguridad en las instalaciones físicas.
12. Apoyar a las demás áreas de GOAL cuando sea necesario desde el rol de sistemas.
13. Apoyar en las demás asignaciones indicadas por su jefe inmediato.

PERFIL MÍNIMO REQUERIDO

Estudios Profesionales:

• Estudios Profesionales culminados o en últimos semestres en las áreas administrativas, contables, financieras, económicas y/o afines.

Experiencia Profesional:

• Experiencia demostrada mínimo de 1 año en la gestión administrativa y de compras, preferiblemente en empresas u organismos de ayuda humanitaria.

Conocimientos:

• Sistemas informáticos Word, Excel, Office
• Conocimientos básicos contables,
• Conocimientos administrativos
• Conocimientos en proceso de compras

Competencias:

• Trabajo en equipo
• Organización y planificación
• Orientación a resultados
• Proactividad, receptividad.
• Liderazgo.
• Comunicación Efectiva.
• Gestión del Tiempo.
• Capacidad de análisis.
• Atención al detalle.

Coordinación:

• El o la profesional reportará a la administración.

Recursos:

• Para el desarrollo de las actividades, el o la profesional recibirá apoyo logístico, equipos y herramientas para el desarrollo de sus funciones.
• El o la profesional tendrá un espacio físico a disposición para trabajar en la oficina de GOAL en Colombia.
• GOAL facilitará el equipo de bioseguridad necesario para desarrollar las actividades del proyecto en caso de ser necesario.

SALVAGUARDIA

Los niños, niñas y los adultos en situación de vulnerabilidad deben estar protegidos en la mayor medida posible de acciones deliberadas o inadvertidas y fallas que los ponen en riesgo de abuso, explotación sexual, lesiones y cualquier otro daño. Una de las formas en que GOAL muestra este compromiso continuo con la protección es incluir rigurosos antecedentes y verificaciones de referencia en el proceso de selección para todos los candidatos.

RESPONSABILIDAD DENTRO DE GOAL

Junto con nuestra política de protección, GOAL es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y tiene un conjunto de políticas de integridad. Se espera que cualquier candidato que ofrezca un trabajo con GOAL se adhiera a las siguientes áreas clave de responsabilidad:

• Cumplir con las políticas y procedimientos de GOAL con respecto a la protección, el Código de Conducta, la salud y la seguridad, la protección de datos y la confidencialidad, los principios de no dañar y los protocolos de comportamiento inaceptables.
• Informar cualquier inquietud sobre el bienestar de un niño o adulto en situación de vulnerabilidad, o cualquier irregularidad dentro de nuestra área de programación.
• Informar cualquier inquietud sobre el comportamiento inapropiado de un personal o socio de GOAL.

¿CÓMO APLICAR?

Los/Las interesadas deben ingresar al siguiente link para subir su CV actualizado y la Carta de Expresión de interés a más tardar el 15 de septiembre de 2024

Nota importante: por favor incluir en el CV su correo electrónico, numero de celular actualizado y ciudad de ubicación.

Enlace: https://job-boards.greenhouse.io/goalhonduras/jobs/6107624

Esta descripción del puesto solo sirve como guía para el puesto disponible. GOAL se reserva el derecho a modificar este documento. Se estiman las fechas de cierre publicadas. Debido a la naturaleza del trabajo de GOAL, nuestro objetivo es cubrir las vacantes lo más rápido posible. Esto significa que cerraremos los anuncios tan pronto como encontremos al candidato adecuado y esto puede ser antes de la fecha de cierre publicada. Por lo tanto, recomendamos a los solicitantes interesados que envíen una solicitud lo antes posible.