Office Manager & Team Assistant (w/m/d) 40-60%
PHENOGY AG is a leading innovator of battery energy storage technologies and applications for the green electrification of the planet. Our team members work on future-proof and truly sustainable battery systems that are powerful, safe, and robust – with circularity as a central principle. In addition to Exentis Group AG, a leading provider of an additive manufacturing platform for large-scale industrial production, the technology partner network also includes selected institutes of the Fraunhofer Battery Alliance.
PHENOGY is an environmentally and socially conscious enterprise. We are committed to fostering prosperity for the people and our planet, ensuring truly sustainable growth – starting in the area of our greatest expertise and impact: energy storage solutions.
We energize the future.
PHENOGY is seeking curious, entrepreneurial-minded energy pioneers to help shape our vision, systems, and growth; playing a key-role as we launch into our ambitious future. If you’re inspired by our mission, values, and drive to change how we energize the future — we’d love your application.
Unser Team sucht eine/n zuverlässige/n, selbständige/n Office Manager & Team Assistant (w/m/d) 40-60% in unserem Büro im Technopark Luzern. Du hilfst uns, die Zukunft der Energiespeicherlösungen voranzutreiben, indem Du zum Wachstum des Unternehmens beiträgst, Prozesse und Strukturen in Deinem Bereich optimierst und Dein Fachwissen zur Innovation und Steigerung der betrieblichen Effizienz einsetzt. Dabei wirfst Du stets ein Auge auf Nachhaltigkeit, denn bei dem Ausbau unseres Büros konnten wir das Thema mit aufnehmen und umsetzen. Dein Pensum ist abhängig von Deinem Aufgabengebiet. Zum Office und Team Assistenz Bereich können weitere mögliche Aufgabengebiete in Absprache hinzugefügt werden und somit das Pensum entsprechend erhöht werden.
Deine Aufgaben & Zuständigkeiten im Office Bereich
- Erstellung von Aktienkaufverträgen
- Zuständig für den gesamten Abwicklungsprozess von Aktienkäufen neuer sowie bestehender AnlegerInnen
- Mithilfe und Sicherung der Wohlfühlatmosphäre
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs aller organisatorischen Belange rund um das Büro inkl. Bestellung von nachhaltigem Büromaterial und Küchenvorräte sowie Korrespondenz mit Lieferanten und Geschäftspartnern
- Auswahl und Steuerung der verschiedenen Lieferanten und Dienstleister, die unserer Wohlfühlatmosphäre dienen
- Verarbeitung der täglichen Post, Pakete und Lieferungen
- Vorbereitung und Organisation der Sitzungszimmer bei Besuchen von externen Gästen
- Begrüssung und Betreuung unserer Gäste
- Mithilfe bei der Organisation der jährlichen Generalversammlung
- Führung von verschiedenen Übersichtslisten
- Unterstützung bei der Organisation, Koordination und Buchung von Geschäftsreisen
Bei Erweiterung des Aufgabengebietes gibt es beispielhaft folgende Aufgaben & Zuständigkeiten
- Unterstützung und Organisation von Events
- Unterstützung bei der Anwerbung und Bindung von Talenten
Was Du mitbringen solltest
- Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Du hast erste Erfahrungen als Office Manager, Team Assistant, Rezeption eines Unternehmens oder Hotels oder ähnliches
- Du hast sehr gute Deutschkenntnisse und fliessenden Englischkenntnisse
- Du hast eine sehr präzise Arbeitsweise und eine hands-on Mentalität
- Du hast ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten
- Du bist pflichtbewusst und vertrauenswürdig
- Du bist engagiert und übernimmst gerne Verantwortung
- Du kannst sehr gut mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturen umgehen und hast bereits in internationalen Teams gearbeitet
- Du beherrschst den Umgang mit verschiedenen Interessengruppen - Teammitgliedern, Lieferanten, Verkäufern, staatlichen Einrichtungen, usw.
Was schön wäre, aber nicht sein muss
- Du hast Erfahrung mit Startups
- Du sprichst neben Deutsch und Englisch weitere Sprachen (z.B. Italienisch, Französisch oder andere)
Standort: Vor Ort in unserem sehr modernen Büro im Technopark Luzern und je nachdem Home Office Möglichkeiten.
We offer you:
- Join a high-caliber environment that enables you to develop your full potential, shape your job, and take ownership.
- Participate in the development of PHENOGY and inspire the world to transition to sustainable energy.
- Become part of our eco-passionate expert team - a first-class team all around.
- Benefit from flexible work hours as well as remote and on-site working in a new modern sustainable office
- Enjoy various events, an amazing coffee machine, and the occasional coffee from our CEO (acting Barista)
At PHENOGY, we highly value diversity, equality, and inclusion. It makes our company stronger. Our philosophy: one mindset, many minds.
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